{"id":2806,"date":"2026-09-16T12:39:55","date_gmt":"2026-09-16T10:39:55","guid":{"rendered":"https:\/\/pt.wubook.net\/blog\/?p=2806"},"modified":"2026-09-16T12:40:00","modified_gmt":"2026-09-16T10:40:00","slug":"gerir-os-pagamentos-e-a-contabilidade-nos-hoteis","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pt.wubook.net\/blog\/gerir-os-pagamentos-e-a-contabilidade-nos-hoteis","title":{"rendered":"Gerir os pagamentos e contabilidade nos hot\u00e9is atrav\u00e9s do PMS"},"content":{"rendered":"\n

Caros WuBookers,<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Gerir os pagamentos e a contabilidade nos hot\u00e9is, tratar dos aspetos administrativos de um neg\u00f3cio de alojamento \u00e9 um trabalho dentro do pr\u00f3prio trabalho<\/strong>. Por um lado, \u00e9 necess\u00e1rio simplificar tanto quanto poss\u00edvel todo o processo de reserva para os h\u00f3spedes, garantindo, ao mesmo tempo, a seguran\u00e7a dos seus dados em todos os momentos. Por outro lado, \u00e9 importante acompanhar os pagamentos recebidos<\/strong> \u2014 sejam pagamentos antecipados, dep\u00f3sitos, saldos finais ou extras \u2014 de cada reserva, sem perder de vista a evolu\u00e7\u00e3o global das receitas.<\/p>\n\n\n\n

O PMS pode aliviar esta carga de trabalho e facilitar a gest\u00e3o de uma parte t\u00e3o importante das opera\u00e7\u00f5es do dia a dia.<\/p>\n\n\n\n

Vejamos como, utilizando como exemplo o Zak, o software de gest\u00e3o da WuBook<\/strong>.
<\/p>\n\n\n\n

M\u00e9todos de pagamento e garantias de reserva<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Quando e como um pagamento \u00e9 efetuado s\u00e3o dois elementos essenciais de uma reserva.<\/p>\n\n\n\n

O momento do pagamento pode variar consoante o tipo de tarifa (cancelamento gratuito, n\u00e3o reembols\u00e1vel, etc.) e as regras adotadas pelo hotel para garantir a reserva<\/strong>, como o simples registo dos dados do cart\u00e3o de cr\u00e9dito ou a pr\u00e9-autoriza\u00e7\u00e3o de um determinado valor.<\/p>\n\n\n\n

A forma de pagamento tamb\u00e9m depende, em parte, dos m\u00e9todos de garantia utilizados e pode incluir v\u00e1rios sistemas de pagamento, tais como: cart\u00f5es de cr\u00e9dito e d\u00e9bito, aplica\u00e7\u00f5es de pagamento online (wallets<\/em>), transfer\u00eancias banc\u00e1rias e gateways de pagamento.<\/p>\n\n\n\n

Num cen\u00e1rio t\u00e3o amplo e complexo, com in\u00fameras alternativas e poss\u00edveis combina\u00e7\u00f5es, o PMS torna-se uma ferramenta essencial para garantir que tudo isto se traduz num processo simples, fluido e transparente, tanto para os hoteleiros como para os h\u00f3spedes.<\/p>\n\n\n\n

O sistema de gest\u00e3o deve, de facto, permitir definir diferentes pol\u00edticas de pagamento<\/strong> associadas a cada tarifa e tipo de quarto e, simultaneamente, facilitar as transa\u00e7\u00f5es<\/strong>, inclusive atrav\u00e9s de ferramentas de terceiros que estejam ligadas ao software principal e comuniquem com este.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Proteja as reservas com o Zak<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

O Zak by WuBook<\/strong> disponibiliza nada menos do que 5 m\u00e9todos para garantir as reservas<\/strong>, que podem inclusivamente ser ativados em simult\u00e2neo dentro da mesma regra:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • Apenas dados do cart\u00e3o de cr\u00e9dito<\/strong>: o h\u00f3spede introduz os dados do cart\u00e3o de cr\u00e9dito, mas n\u00e3o \u00e9 efetuado qualquer d\u00e9bito;<\/li>\n\n\n\n
  • Cart\u00e3o de cr\u00e9dito com autoriza\u00e7\u00e3o para cobran\u00e7a<\/strong>: permite efetuar, posteriormente \u00e0 reserva, a cobran\u00e7a do valor definido pelo hoteleiro;<\/li>\n\n\n\n
  • Cart\u00e3o de cr\u00e9dito com reten\u00e7\u00e3o de valor<\/strong>: neste caso, o valor \u00e9 apenas \u00abbloqueado\u00bb temporariamente (pr\u00e9-autoriza\u00e7\u00e3o);<\/li>\n\n\n\n
  • Pagamento<\/strong> do valor total ou parcial da reserva de forma imediata;<\/li>\n\n\n\n
  • Transfer\u00eancia banc\u00e1ria<\/strong>: caso pretenda receber o pagamento diretamente na sua conta banc\u00e1ria.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    Todos estes m\u00e9todos s\u00e3o geridos pelo Zak gra\u00e7as \u00e0 sua integra\u00e7\u00e3o com os principais gateways de pagamento do mercado<\/strong> (Stripe, Nexi, PayPal, Mercado Pago e Redsys). Desta forma, a transa\u00e7\u00e3o \u00e9 n\u00e3o s\u00f3 totalmente segura em termos de privacidade e partilha de dados, como tamb\u00e9m simples de realizar para todas as partes envolvidas.<\/p>\n\n\n\n

    Na pr\u00e1tica, o hoteleiro apenas precisa de selecionar os m\u00e9todos de garantia e de pagamento pretendidos no painel de controlo. Depois de receber a reserva, pode solicitar ao h\u00f3spede que efetue o pagamento (ou enviar um lembrete caso este esteja em atraso) atrav\u00e9s de emails manuais ou autom\u00e1ticos<\/strong>, que podem ser configurados diretamente no PMS.<\/p>\n\n\n\n

    O h\u00f3spede recebe ent\u00e3o um email com um link para a p\u00e1gina Guest do Zak<\/strong>. A\u00ed, dependendo do m\u00e9todo solicitado pelo hoteleiro, poder\u00e1 introduzir comodamente os seus dados ou ser direcionado para o website do gateway de pagamento selecionado, onde poder\u00e1 efetuar o pagamento.<\/p>\n\n\n\n

    Depois de conclu\u00eddo, o Zak sincroniza e regista automaticamente os pagamentos efetuados atrav\u00e9s dos gateways ligados ao sistema.<\/p>\n\n\n\n

    Ao utilizar estes sistemas externos, o Zak garante que todas as transa\u00e7\u00f5es s\u00e3o processadas de forma r\u00e1pida, evitando etapas interm\u00e9dias potencialmente complexas, sujeitas a erros ou inseguras, inclusive em situa\u00e7\u00f5es de disputa ou reembolso<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

    No entanto, isto n\u00e3o impede a possibilidade de receber pagamentos adicionais<\/strong> \u2014 por exemplo, por servi\u00e7os que n\u00e3o estavam inclu\u00eddos no momento da reserva, taxas tur\u00edsticas ou outros encargos semelhantes \u2014 nem de receber pagamentos atrav\u00e9s de TPV\/POS ou em numer\u00e1rio<\/strong>, que dever\u00e3o ser introduzidos manualmente no sistema de gest\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

    A reserva: o primeiro passo para uma gest\u00e3o otimizada<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

    Para simplificar as tarefas administrativas, o PMS deve reunir um conjunto completo de informa\u00e7\u00f5es relacionadas com as reservas nas diferentes fases da estadia.<\/p>\n\n\n\n

    Antes da estadia<\/strong>, \u00e9 importante que as reservas online ou as reservas introduzidas manualmente pelo hoteleiro (recebidas, por exemplo, por telefone ou presencialmente) incluam os detalhes da estadia \u2014 datas e n\u00famero de noites reservadas \u2014, bem como os dados da pessoa que efetuou a reserva e dos restantes h\u00f3spedes, o regime de alojamento (s\u00f3 quarto, pequeno-almo\u00e7o, pens\u00e3o completa, etc.), a pol\u00edtica de cancelamento e quaisquer pagamentos antecipados j\u00e1 efetuados. As promo\u00e7\u00f5es ou ofertas especiais tamb\u00e9m devem ficar registadas e ser facilmente identific\u00e1veis no painel de controlo.<\/p>\n\n\n\n

    Durante a estadia<\/strong>, \u00e9 importante poder atualizar todas estas informa\u00e7\u00f5es, sobretudo os dados que influenciam a fatura final, incluindo altera\u00e7\u00f5es \u00e0 dura\u00e7\u00e3o da estadia, ao n\u00famero de h\u00f3spedes, \u00e0 configura\u00e7\u00e3o do quarto, bem como quaisquer upselling e cross-selling<\/strong> ou descontos aplicados.<\/p>\n\n\n\n

    Ap\u00f3s a estadia<\/strong>, por fim, \u00e9 aconselh\u00e1vel que a sec\u00e7\u00e3o dedicada a cada reserva apresente os valores totais, os saldos em aberto, os m\u00e9todos de pagamento utilizados pelo h\u00f3spede, eventuais reembolsos e os documentos oficiais associados \u00e0 reserva, de acordo com a legisla\u00e7\u00e3o fiscal em vigor.<\/p>\n\n\n\n

    Desta forma, torna-se muito mais f\u00e1cil reconstruir o hist\u00f3rico completo de cada cliente e acompanhar a sua situa\u00e7\u00e3o financeira.<\/p>\n\n\n\n

    \"\"<\/figure>\n\n\n\n

    Detalhes<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

    No Zak, cada reserva tem uma p\u00e1gina pr\u00f3pria, organizada em tr\u00eas sec\u00e7\u00f5es principais<\/strong>: a primeira cont\u00e9m os dados da reserva e do cliente (dados pessoais, datas, tipo de alojamento, etc.); a segunda apresenta todos os custos (total, quartos, extras, refei\u00e7\u00f5es, taxas, etc.); e, por fim, a terceira inclui descontos, notas e o sistema de mensagens para comunicar com o h\u00f3spede.<\/p>\n\n\n\n

    O resumo da reserva tamb\u00e9m inclui eventuais vouchers, o estado da reserva (confirmada, oferta enviada, cancelada, no-show<\/strong>, etc.) e a ag\u00eancia ou empresa associada<\/strong> \u00e0 reserva, quando aplic\u00e1vel. Esta \u00faltima funcionalidade \u00e9 particularmente \u00fatil para empresas que efetuam v\u00e1rias reservas que precisam de estar associadas a um \u00fanico pagamento e conjunto de documentos.<\/p>\n\n\n\n

    A segunda sec\u00e7\u00e3o est\u00e1 no centro da gest\u00e3o dos pagamentos de cada reserva.<\/strong> Aqui encontram-se os valores totais relativos aos quartos, extras, taxas e refei\u00e7\u00f5es associados \u00e0 reserva. Esta sec\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m apresenta o valor j\u00e1 pago, o valor ainda por pagar (com a respetiva data de vencimento), o total da fatura e o valor total da reserva.<\/p>\n\n\n\n

    A partir daqui, \u00e9 tamb\u00e9m poss\u00edvel consultar detalhadamente cada item e analis\u00e1-lo ou efetuar altera\u00e7\u00f5es:<\/p>\n\n\n\n

      \n
    • quartos<\/strong>: quantidade, configura\u00e7\u00e3o, n\u00famero de h\u00f3spedes e pre\u00e7o;<\/li>\n\n\n\n
    • extras<\/strong>: tipo, quantidade e valores;<\/li>\n\n\n\n
    • refei\u00e7\u00f5es<\/strong>: quais, data de consumo e pre\u00e7o;<\/li>\n\n\n\n
    • taxas<\/strong>: nomeadamente a taxa tur\u00edstica, quando aplic\u00e1vel;<\/li>\n\n\n\n
    • pagamentos<\/strong>: para registar um ou mais pagamentos e consultar os que j\u00e1 foram registados;<\/li>\n\n\n\n
    • faturas<\/strong>: onde \u00e9 poss\u00edvel criar novos documentos ou editar os existentes.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

      Por fim, a \u00faltima sec\u00e7\u00e3o da p\u00e1gina da reserva do Zak permite aplicar descontos, comunicar com os h\u00f3spedes atrav\u00e9s de modelos predefinidos e adicionar outras informa\u00e7\u00f5es relevantes sobre a reserva e os viajantes.<\/p>\n\n\n\n

      Com este n\u00edvel de detalhe e gra\u00e7as a uma interface verdadeiramente intuitiva<\/strong>, \u00e9 f\u00e1cil consultar e atualizar rapidamente o estado de cada reserva, sem perder informa\u00e7\u00f5es importantes e sem criar complica\u00e7\u00f5es desnecess\u00e1rias para a equipa ou para os h\u00f3spedes.<\/p>\n\n\n\n

      Contabilidade e vis\u00e3o geral das receitas e despesas<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

      Igualmente essencial \u00e9, no entanto, ter uma vis\u00e3o mais abrangente, diretamente relacionada com a contabilidade do alojamento<\/strong>. Tamb\u00e9m aqui o sistema de gest\u00e3o pode funcionar como uma ferramenta de apoio; ali\u00e1s, podemos ir mais longe: a exist\u00eancia de funcionalidades relacionadas com o acompanhamento das receitas e despesas<\/strong>, a documenta\u00e7\u00e3o fiscal e os relat\u00f3rios financeiros est\u00e1 entre os crit\u00e9rios recomendados para escolher o PMS mais adequado a cada neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n

      Embora n\u00e3o substitua um programa de contabilidade dedicado \u2014 certamente mais sofisticado e mais adequado \u00e0s tarefas administrativas \u2014, o software de gest\u00e3o pode ainda assim facilitar o trabalho de quem gere a contabilidade, os pagamentos e as faturas<\/strong>, bem como todos os processos associados.<\/p>\n\n\n\n

      Ou, pelo menos, \u00e9 exatamente assim que funciona com o Zak<\/strong>!<\/p>\n\n\n\n

      \"\"<\/figure>\n\n\n\n

      Simplifica\u00e7\u00e3o
      <\/strong><\/h3>\n\n\n\n

      O PMS desenvolvido pela WuBook disp\u00f5e de uma sec\u00e7\u00e3o completa dedicada \u00e0 contabilidade, acess\u00edvel atrav\u00e9s de um menu pr\u00e1tico com v\u00e1rias subse\u00e7\u00f5es. Na sec\u00e7\u00e3o de pagamentos<\/strong>, \u00e9 poss\u00edvel pesquisar e consultar uma lista de todos os pagamentos recebidos ou efetuados<\/strong>, categorizados como \u00abEntradas\u00bb e \u00abSa\u00eddas\u00bb. Esta sec\u00e7\u00e3o apresenta todos os recebimentos, que podem ser filtrados pelo nome da empresa ou ag\u00eancia, n\u00famero do documento associado, valor, tipo de pagamento ou nome do cliente ou da pessoa que registou a transa\u00e7\u00e3o, entre outros crit\u00e9rios. Os pagamentos de sa\u00edda podem ser pesquisados utilizando os mesmos crit\u00e9rios e correspondem especificamente a levantamentos de tesouraria ou reembolsos de reservas.<\/p>\n\n\n\n

      Para verificar de imediato quais os pagamentos que j\u00e1 foram liquidados e quais continuam pendentes, basta aceder \u00e0 sec\u00e7\u00e3o \u00abPago\/N\u00e3o pago\u00bb, onde \u00e9 poss\u00edvel consultar rapidamente as reservas n\u00e3o pagas e os respetivos detalhes<\/strong>. Desta forma, pode acompanhar constantemente os valores e o estado das reservas sem ter de aceder \u00e0 p\u00e1gina individual de cada reserva, bem como planear lembretes ou programar sa\u00eddas de tesouraria de forma informada.<\/p>\n\n\n\n

      Falando de tesouraria, o Cashflow<\/strong> (fluxo de entradas e sa\u00eddas, ou seja, dep\u00f3sitos ou levantamentos, quer diariamente quer durante um per\u00edodo espec\u00edfico \u00e0 sua escolha) e o fecho contabil\u00edstico<\/strong> por dia ou por turno tamb\u00e9m simplificam as opera\u00e7\u00f5es e as auditorias.<\/p>\n\n\n\n

      E quanto aos documentos e \u00e0s faturas? N\u00e3o h\u00e1 problema: na sec\u00e7\u00e3o de finan\u00e7as existe um m\u00f3dulo para emitir documentos fiscais diretamente a partir do Zak<\/strong>, com numera\u00e7\u00e3o sequencial personaliz\u00e1vel. Em determinados pa\u00edses, como It\u00e1lia, onde \u00e9 obrigat\u00f3ria a fatura\u00e7\u00e3o eletr\u00f3nica<\/strong>, \u00e9 poss\u00edvel ativar o envio e a rece\u00e7\u00e3o de faturas atrav\u00e9s da Ag\u00eancia das Receitas italiana: o documento, criado diretamente no PMS, pode ser enviado para o Sistema de Interc\u00e2mbio sem quaisquer passos manuais adicionais e conservado durante 10 anos, conforme exigido pela legisla\u00e7\u00e3o local.<\/p>\n\n\n\n

      Por fim, para facilitar o trabalho do contabilista ou da pessoa respons\u00e1vel pela contabilidade, o Zak permite exportar relat\u00f3rios financeiros de cada sec\u00e7\u00e3o<\/strong> e descarregar cada documento em formato XML, para que possa posteriormente ser importado para um software de contabilidade de terceiros, se necess\u00e1rio.<\/p>\n\n\n\n

      Por que utilizar o PMS para gerir os pagamentos e a contabilidade? Vamos fazer um balan\u00e7o<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

      Embora, como j\u00e1 referimos, o PMS n\u00e3o substitua um software de contabilidade adequado, oferece, sem d\u00favida, importantes vantagens pr\u00e1ticas.<\/p>\n\n\n\n

      Em primeiro lugar, simplifica os procedimentos para a equipa do hotel, que pode utilizar as funcionalidades automatizadas do sistema para realizar tarefas que, de outra forma, seriam bastante morosas. As atualiza\u00e7\u00f5es e verifica\u00e7\u00f5es regulares e atempadas tornam-se, assim, mais simples<\/strong>, quer se trate de cobrar um dep\u00f3sito, verificar o estado de um pagamento ou acompanhar o pagamento do saldo de uma reserva. Tantas tarefas diferentes num \u00fanico ambiente de trabalho<\/strong> aumentam a seguran\u00e7a, reduzem o risco de erros manuais e tornam o trabalho da equipa mais r\u00e1pido. Desta forma, os colaboradores podem dedicar mais aten\u00e7\u00e3o ao bem-estar dos h\u00f3spedes<\/strong>, cuja satisfa\u00e7\u00e3o \u00e9 tamb\u00e9m assegurada por um processo de fatura\u00e7\u00e3o simples e sem complica\u00e7\u00f5es, que n\u00e3o exige pedidos constantes nem informa\u00e7\u00f5es adicionais.<\/p>\n\n\n\n

      A gest\u00e3o da fatura\u00e7\u00e3o diretamente no PMS tamb\u00e9m reduz a carga de trabalho do departamento \u2014 interno ou externo \u2014 respons\u00e1vel pelas tarefas contabil\u00edsticas, uma vez que parte do trabalho j\u00e1 \u00e9 realizada pelo software e pela equipa do hotel.<\/p>\n\n\n\n

      Por \u00faltimo, mas n\u00e3o menos importante, existe a vantagem de avaliar o desempenho do alojamento<\/strong>: os propriet\u00e1rios e gestores podem beneficiar bastante de uma ferramenta que, para al\u00e9m de garantir o bom funcionamento do hotel, acompanha o seu desempenho financeiro real. Com efeito, a melhoria dos lucros e do fluxo de caixa resulta n\u00e3o s\u00f3 de estrat\u00e9gias comerciais eficazes, mas tamb\u00e9m de aspetos pr\u00e1ticos e de uma an\u00e1lise adequada: um PMS como o Zak \u00e9, nesse sentido, o aliado perfeito.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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