Caros WuBookers, trabalhar com grupos pode ser muito rentável, mas exige uma organização perfeita para evitar erros que possam ter um impacto negativo no serviço e na experiência dos hóspedes. É por isso que os hoteleiros utilizam há muito tempo uma ferramenta dedicada à gestão preliminar de viajantes em grupo: a rooming list.

O que é uma rooming list e para que serve?

Uma rooming list é uma lista de hóspedes esperados, que inclui informações úteis para os distribuir corretamente pelos vários quartos, satisfazendo as necessidades e expectativas de todos.

As informações essenciais normalmente incluídas numa rooming list são:

• nome e apelido do hóspede;
  
• datas de check-in e check-out;
  
• dados pessoais para relatórios institucionais e comunicação às autoridades (nos países onde tal é exigido);
  
• endereço de e-mail e contactos do hóspede;
  
• tipo de quarto (individual, duplo, etc.);
  
• outros pedidos especiais (intolerâncias alimentares, preferências, etc.).

Esta lista é geralmente criada e preenchida pelo líder do grupo ou pela agência que organiza a viagem e partilhada com o hotel alguns dias antes ou no momento da chegada ao hotel.

Esta operação reduz a carga operacional da equipa do hotel, que, de outra forma, teria de solicitar estes dados individualmente a cada cliente, prolongando assim os tempos de planeamento.

Mas as vantagens desta ferramenta não se ficam por aqui.

A rooming list como ferramenta para otimizar o trabalho

Conhecer antecipadamente os nomes dos hóspedes e as suas necessidades simplifica não só a fase de recolha de dados, mas também todas as restantes etapas. Em geral, o check-in torna-se mais fácil e, à chegada ao hotel, a distribuição das chaves é mais rápida, evitando longas esperas na receção, tanto para os membros do grupo como para outros hóspedes.

A lista completa dos quartos atribuídos a cada cliente permite também uma melhor organização da logística e da alocação dos quartos: por exemplo, é possível decidir colocar todos os membros do grupo no mesmo piso ou em quartos próximos. Os pedidos individuais são igualmente essenciais para garantir um serviço personalizado e para planear antecipadamente recursos e fornecimentos específicos.

Gestão da rooming list com um PMS

Como referido, na prática comum a rooming list é um documento: na maioria dos casos, uma folha de cálculo Excel (ou formato semelhante), que permite inserir várias informações de forma organizada e clara para quem a recebe.

Depois de enviada, cabe ao hoteleiro processá-la e utilizá-la para todas as tarefas práticas e burocráticas a realizar. E que melhor forma de o fazer do que com a ajuda de um bom PMS? O gestor só tem de introduzir calmamente os dados dos hóspedes e associá-los à reserva, atribuindo a cada hóspede o alojamento correto e iniciando — sempre que possível e necessário — os procedimentos administrativos e de pagamento institucionais.

Tudo isto é perfeitamente possível com o Zak, o software hoteleiro da WuBook, que ainda permite ir mais longe.

Zak para uma gestão ideal de grupos

Como dissemos no início, as reservas de grupo envolvem inevitavelmente um certo grau de complexidade e, se não forem bem geridas, podem transformar-se num pesadelo tanto para os hoteleiros como para os hóspedes. Para minimizar esta possibilidade desagradável, é possível simplificar ainda mais o processo de registo dos hóspedes, evitando completamente a rooming list.

Como? Através da Guest Page: uma página online privada enviada pelo hoteleiro ao líder do grupo para recolher os dados dos participantes em formato digital.

Nesta página, podem ser inseridos os nomes e as preferências individuais dos viajantes, bem como reservar serviços extra. Trata-se, na prática, de um check-in online, que pode ser concluído num instante à chegada à unidade, mesmo com o apoio da tecnologia.

E quanto a eventuais verificações durante o processo ou análises posteriores por parte do hoteleiro? Sem problema: o Zak permite verificar todos os aspetos numa área específica dedicada aos detalhes da reserva. Nesta secção, o hoteleiro pode visualizar uma visão geral completa com a lista de quartos reservados pelo grupo e a lista de todos os hóspedes e respetivas configurações de quarto. Também é possível associar notas a cada reserva, por exemplo, como lembrete das necessidades pessoais dos hóspedes.

Além disso, no planner (o calendário com todas as reservas atuais), é possível adotar um sistema de cores personalizado para reservas e quartos físicos: isto facilita a organização e a distinção imediata das diferentes soluções e necessidades específicas.

Como vimos, a rooming list é uma importante ferramenta de organização e controlo, mas a tecnologia pode ajudar hoteleiros e agências a poupar ainda mais tempo e energia. Neste sentido, o Zak da WuBook oferece inúmeras oportunidades, também no que diz respeito à gestão de grupos.