Caros WuBookers, a digitalização e a desmaterialização são tendências que há muito impactam também o setor hoteleiro, cada vez mais exposto à crescente procura dos clientes por eficiência e privacidade. Por isso, a par de quartos cada vez mais inteligentes e de processos de reserva automatizados, os chamados “hotéis keyless” estão também a ganhar terreno.

Graças a dispositivos tecnológicos especializados (semelhantes aos já utilizados em muitos B&B, alojamentos locais e propriedades não hoteleiras), até os hotéis mais tradicionais podem adaptar-se a esta nova realidade. Vejamos como.

O que são hotéis keyless e como funcionam

“Hotel keyless” significa literalmente um hotel sem chaves e refere-se a unidades que não utilizam dispositivos físicos para acesso aos quartos. Isto exclui tanto as chaves metálicas tradicionais como os cartões magnéticos, ainda amplamente utilizados.

Mas então, como se acede ao quarto?

Existem vários sistemas — dos mais simples aos mais avançados — que permitem aos hóspedes serem totalmente autónomos, sem necessidade de levantar ou entregar chaves na receção durante o check-in e o check-out. Além disso, estas soluções são maioritariamente contactless, ou seja, funcionam sem interação direta com a equipa do hotel.

Principais sistemas:

Código PIN

A opção mais simples. O hóspede recebe um código no telemóvel (ou outro dispositivo fornecido pelo hotel) e basta introduzi-lo no teclado junto à porta. É prático, rápido e não necessita de ligação à internet.

App do hotel

O hóspede descarrega a aplicação do hotel e recebe um código digital quando o quarto está pronto. O acesso faz-se com um toque ou gesto no smartphone, que comunica diretamente com a fechadura. Em alternativa, podem ser usados microchips com funcionamento semelhante. Nestes casos, é necessária ligação Wi-Fi.

QR Code

Semelhante ao PIN, mas através de um código QR enviado por email ou SMS. O hóspede apenas precisa de o apresentar ao leitor na porta. Normalmente, a ligação à internet é opcional.

Sistemas biométricos

Mais avançados e ainda pouco comuns, sobretudo em hotéis de luxo. Incluem reconhecimento facial ou impressão digital. Exigem investimento elevado, especialmente para garantir proteção de dados.

Reconhecimento por voz

Ainda em fase inicial. Requer dispositivos como assistentes inteligentes que recebem comandos de voz para abrir a porta.

Vantagens e desvantagens das soluções keyless

Estas soluções oferecem diversos benefícios, mas também exigem algumas considerações.

5 boas razões para adotar um hotel keyless

• Eliminam filas no check-in
  Os hóspedes podem chegar e entrar diretamente no quarto, sem passar pela receção.
• Aumentam a eficiência da equipa
  Reduzem situações de stress e permitem uma melhor gestão do tempo, inclusive fora do horário da receção.
• Melhoram a segurança e reduzem custos
  Não há risco de perda ou duplicação de chaves. Os códigos são temporários e facilmente regenerados.
• Permitem monitorização remota de acessos
  É possível acompanhar entradas e saídas em tempo real, reforçando o controlo e a segurança.
• Garantem maior privacidade
  Muitos hóspedes valorizam a ausência de contacto humano durante o processo.

Possíveis desvantagens e pontos de atenção

• Adaptação tecnológica
  Requer investimento inicial, alterações estruturais e formação da equipa.
• Necessidade de suporte humano
  A equipa continua essencial para assistência em caso de falhas ou dificuldades.
• Impacto ambiental e energético
  Menos plástico, mas maior consumo energético dos sistemas digitais.
• Perda de oportunidades comerciais
  Menos interação presencial pode reduzir upselling e cross-selling, se não for compensado com estratégias digitais.

O que considerar ao escolher uma solução digital

1. Integração com o PMS
A tecnologia deve integrar-se perfeitamente com o sistema de gestão hoteleira para garantir eficiência operacional.

2. Proteção de dados atualizada
É essencial cumprir as normas de segurança e proteção de dados em vigor no país.

3. Facilidade de utilização
O sistema deve ser intuitivo tanto para a equipa como para os hóspedes.

Zak by WuBook e Rivola: uma solução keyless integrada

Para responder a estas necessidades, foi desenvolvida a Rivola App, em colaboração com a equipa da WuBook, totalmente integrada com o PMS Zak.

Antes da chegada, o hóspede recebe um código de reserva. À chegada, introduz esse código num monitor no hotel e realiza um processo rápido de reconhecimento facial. Após validação, recebe um segundo código que permite abrir a porta do quarto ou aceder à caixa de chaves.

O sistema inclui tecnologias como:

• Liveness detection (deteção de presença real)
• Anti-spoofing (prevenção de fraude com vídeos ou máscaras)
• Geolocalização do dispositivo

Desta forma, o hotel garante que o hóspede está efetivamente presente, evitando check-ins fraudulentos.

Ao mesmo tempo:

• O hóspede torna-se autónomo, com orientação passo a passo
• A equipa pode focar-se noutras tarefas
• O hotel pode optar entre check-in digital, físico ou ambos
• A app funciona em várias línguas
  

Embora possam levantar algumas questões, as soluções keyless representam um passo natural na evolução do setor hoteleiro. Quando bem implementadas e adaptadas ao perfil do hotel e dos seus clientes, tornam-se uma ferramenta poderosa para melhorar a experiência do hóspede e a eficiência operacional.