Caros WuBookers,

Para além do desempenho presente e passado, aqueles que trabalham com Revenue Management também têm em conta o desempenho futuro, ou seja, os ganhos projetados. Mas como o fazem? Através do OTB (On The Books) para hotéis, um dado que permite medir o desempenho esperado da propriedade e fazer avaliações importantes sobre qual estratégia adotar.

Vamos analisar juntos o que é, quais os benefícios que oferece e com que ferramentas pode ser obtido.

O que é o OTB e o que mede

OTB é a abreviação de “On-The-Books” e é o índice que calcula a receita dos quartos já reservados para datas futuras (a partir de hoje/amanhã), antes de quaisquer cancelamentos.

Em outras palavras, o OTB mostra a ocupação atualmente confirmada e a receita futura em termos do valor total das reservas feitas e, portanto, esperado, no momento da medição. É, por isso, um valor preciso, mas em constante alteração: à medida que as reservas ou cancelamentos ocorrem, o OTB é atualizado, até à data de chegada dos hóspedes.

Juntamente com outras métricas essenciais, como o RevPar, o índice OTB contribui para o Revenue Management da propriedade, ou seja, para a definição da estratégia de preços e vendas mais lucrativa.

3 Formas de Usar o OTB em Hotéis

Juntamente com o histórico de dados, analisar as projeções futuras é essencial para ter uma visão clara da situação, antecipar quaisquer alterações e agir em conformidade, sem perder oportunidades importantes de receita.

1. Monitorizar a taxa de ocupação e o ritmo de reservas

Uma das formas mais eficazes de usar o OTB é analisando-o e comparando-o dia após dia. Ao fazê-lo, terá uma visão atualizada da ocupação, da faturação e do “Ritmo de Reservas”.

O Ritmo de Reservas nada mais é do que a velocidade com que as reservas são efetuadas, ou seja, a frequência com que a procura ocorre durante um determinado período.

Isto permite avaliar o desempenho do hotel e identificar quaisquer datas que não estejam a ter um desempenho adequado.

2. Identificar a correlação entre ocupação e tarifas

Acompanhar o ritmo das reservas em relação às tendências de tarifas pode ajudá-lo a compreender como os preços influenciam a ocupação, caso o façam, e vice-versa.
Através do OTB, é possível identificar falhas na sua oferta (o preço de venda) que possam estar demasiado alto ou demasiado baixo.

Vejamos um exemplo: se a época alta do seu hotel for o verão, a receita nesse período deveria ser mais elevada do que na primavera ou no outono, devido ao aumento da procura.

No entanto, se, no início da época, já tiver vendido todos os quartos disponíveis sem um aumento significativo da receita, algo não está a funcionar corretamente.
Claro que muito depende do objetivo definido, que pode estar mais orientado para o crescimento económico ou para a ocupação.

3. Obter uma visão geral do desempenho da propriedade

O índice OTB permite avaliar o desempenho futuro da propriedade e interpretá-lo, tanto isoladamente como em relação ao passado.
Se tiver definido um determinado objetivo (por exemplo, uma certa percentagem de ocupação), pode monitorizar constantemente a situação e trabalhar para atingi-lo.

Também pode comparar a ocupação e a faturação projetada com uma data específica ou com o mesmo período do ano anterior e avaliá-la.

A comparação ao longo do tempo é muito útil. No entanto, antes de intervir com possíveis ações corretivas na sua estratégia de negócio, é necessário considerar todos os fatores que influenciam a situação, como acontecimentos extraordinários, condições meteorológicas, iniciativas públicas, entre outros.

Medir o OTB através do uso de um PM

Medir o OTB manualmente é provavelmente muito demorado e ainda assim pode resultar num valor impreciso e pouco fiável (o erro humano está sempre à espreita!). É muito melhor confiar na tecnologia, especialmente se esta já possuir todos os dados necessários e estiver preparada para consultas com filtros de pesquisa personalizáveis.

Neste sentido, o PMS do hotel é uma das ferramentas mais adequadas

OTB no Zak, o PMS da WuBook

Embora não seja um software de Revenue Management, o Zak (software de gestão de alojamentos da WuBook) regista os dados da propriedade e apresenta-os na secção de Estatísticas, organizando-os de acordo com os KPIs mais importantes, atualizados em tempo real: quartos disponíveis, quartos vendidos, quartos fechados, receita total, receita por quarto, percentagem de ocupação, RevPAR (receita por quarto disponível), TrevPAR (receita total por quarto disponível), TrevPOR (receita total por quarto ocupado), % de ocupação, RevPOB (receita por cama ocupada), RevPAB (receita por cama disponível), ADR e, claro, OTB, embora não com esta nomenclatura.

De facto, para simplificar a consulta desta métrica, o OTB no Zak é apresentado em receita total derivada das reservas recebidas até à data para estadias a partir de amanhã e ocupação de camas (occupancy). Dependendo do valor que deseja visualizar, pode filtrar os resultados por mês/ano/trimestre ou selecionando datas individuais.

Além disso, graças à função “Comparar com outras datas”, os dados previstos até 1 ano à frente podem ser comparados com dados de 1/3/6 meses antes ou até 5 anos atrás.
Os gráficos de histograma ou pizza permitem uma leitura imediata, mas para análises mais detalhadas, tudo pode ser exportado para ficheiros tabulares (csv) de forma prática.

Comparar datas também permite calcular o Ritmo de Reservas (Booking Pace), que corresponde à diferença no número de reservas recebidas para o período selecionado.

No entanto, o Zak oferece ainda outro índice interessante para quem trabalha na otimização de tarifas: o “Booking Window”, ou seja, o tempo entre a reserva e o check-in. Saber com quanta antecedência, em média, os clientes reservam o alojamento pode, de facto, ajudar a definir um plano de ação e de gestão consistente.

Por fim, note que dados ainda mais precisos podem ser obtidos a partir das estatísticas do Zak, como a receita detalhada por canal OTA, bem como a desagregação do custo das refeições por regime ou por “refeição avulsa” (extras).

Como vimos, o OTB é um indicador importante para verificar o desempenho futuro e intervir a tempo, caso algo não esteja a correr como esperado. Mais uma vez, o PMS revela-se uma ferramenta indispensável para quem pretende gerir uma propriedade de forma profissional e eficaz.