Caros WuBookers, se há uma forma de preencher quartos, gerar receitas adicionais e garantir previsibilidade financeira mesmo na época baixa, é apostar no turismo de grupos. No entanto, muitos hoteleiros ainda tratam os grupos como uma categoria marginal, a aceitar apenas quando faltam reservas individuais.

É certo que os grupos podem ser exigentes em vários aspetos, mas acolhê-los da forma correta pode revelar-se extremamente vantajoso para o seu negócio. Vamos então perceber como atrair grupos de viajantes para o seu alojamento.

Porque os grupos são uma oportunidade a não ignorar

Os números falam por si. Já em 2024 se verificou um aumento significativo das reservas de grupos: as previsões apontavam para um volume de negócios de 190 mil milhões de dólares, com as dormidas a atingirem novos recordes na primeira metade do ano.

Hoje, a tendência não mostra sinais de abrandamento — pelo contrário, confirma a importância deste tipo de turismo tanto para grandes cadeias hoteleiras como para unidades independentes.

Os grupos ajudam a:

• Aumentar a taxa de ocupação
• Incrementar a receita global
• Gerar negócio recorrente
• Tornar as receitas mais previsíveis
• Reduzir custos de aquisição comparativamente a reservas individuais

Além disso, contribuem frequentemente para receitas adicionais através de:

• Restauração e bebidas
• Aluguer de salas e equipamentos
• Extras no quarto
• Serviços e atividades

Em resumo: uma única reserva de grupo pode valer muito mais do que a soma dos quartos ocupados individualmente.

Conheça os seus grupos: principais segmentos

Grupos corporativos

Os grupos corporativos incluem todas as reservas de grupo relacionadas com o mundo empresarial que não se enquadram no âmbito de eventos estruturados (ou seja, MICE, que abordaremos de seguida). Tratam-se de equipas em deslocação para formações internas, visitas a clientes, retiros, onboarding ou viagens operacionais que envolvem vários colaboradores.

As reservas corporativas são normalmente negociadas com antecedência: preços e níveis de serviço já estão definidos, assim como eventuais benefícios.

Os viajantes corporativos tendem a reservar durante a semana e esperam instalações orientadas para negócios, com excelente conectividade à internet.

O que procuram num hotel:

• conectividade perfeita, com Wi-Fi estável e rápido em toda a propriedade;
• espaços de trabalho flexíveis: salas de reunião de diferentes dimensões e áreas comuns equipadas são essenciais, assim como a possibilidade de reconfigurar os espaços conforme necessário;
• eficiência operacional: check-in rápido, faturação centralizada e respostas ágeis aos pedidos — o gestor corporativo não tem tempo a perder;
• discrição e profissionalismo: o hotel deve garantir um ambiente adequado para reuniões confidenciais ou eventos internos de elevado nível.

MICE

MICE (acrónimo de Meetings, Incentives, Conferences and Events) representa um segmento vital da indústria da hospitalidade e do turismo. Os eventos MICE geram frequentemente receitas significativas, uma vez que combinam reservas de quartos com aluguer de espaços, serviços de catering e atividades complementares. Além disso, ocorrem muitas vezes em períodos de menor procura, garantindo um fluxo de receitas mais constante ao longo do ano.

Essencial para estes grupos:

• espaços de reunião profissionais e flexíveis: salas configuráveis, equipamento audiovisual de última geração e iluminação e acústica adequadas;
• catering de qualidade: os participantes MICE necessitam frequentemente de serviços de alimentação no local para garantir eficiência operacional;
• coordenação impecável: também aqui não há espaço para distrações ou falhas, sendo o alinhamento entre a oferta do alojamento e os objetivos do evento um dos requisitos mais valorizados.

Grupos sociais e SMERF

Como referido, SMERF significa Social, Military, Educational, Religious e Fraternal, mas esta categoria inclui também grupos ligados ao desporto, entretenimento e lazer. Na prática, estamos a falar de: reuniões familiares, casamentos e aniversários (Social), encontros de veteranos ou cerimónias militares (Military), viagens escolares, conferências académicas e competições universitárias (Educational), retiros espirituais e encontros de comunidades religiosas (Religious), e reuniões de fraternidades, clubes e associações cívicas (Fraternal).

Cada categoria SMERF tem necessidades específicas de personalização, mas há um elemento comum: ao contrário dos clientes corporativos, os participantes SMERF pagam geralmente do próprio bolso, o que os torna mais sensíveis ao preço. No entanto, também reservam quartos em bloco e procuram espaços para eventos e serviços de restauração, tal como os grupos corporativos.

A janela temporal é outra característica importante: eventos sociais como casamentos, reuniões familiares e celebrações estão frequentemente associados a datas muito específicas, com forte concentração ao fim de semana e clara preferência por pacotes all-inclusive.

Crie uma oferta adaptada aos grupos que pretende atrair

Agora que já sabe a quem se dirige (e não precisa de ser apenas um segmento), basta criar uma oferta adequada: uma tarifa genérica com alguns quartos extra não é suficiente. É importante desenvolver pacotes personalizados para cada segmento.

Vouchers de refeições, descontos em atividades ou serviços de transporte podem acrescentar valor à oferta sem obrigar à redução de preços. Desta forma, será mais fácil aumentar o valor percebido e gerar receitas adicionais noutras áreas.

Flexibilidade operacional e logística

Os grupos têm necessidades que nem sempre coincidem com os horários standard de check-in e check-out. Por isso, a flexibilidade operacional e logística é essencial para satisfazer este tipo de cliente, independentemente do segmento.

Na prática, isto pode traduzir-se em:

• check-in faseado;
• armazenamento dedicado de bagagem;
• áreas de espera reservadas;
• organização personalizada.

A tecnologia é uma grande aliada. Uma das práticas mais comuns é a rooming list (lista de quartos). Ferramentas como o Zak (PMS da WuBook) permitem simplificar este processo e reduzir drasticamente o risco de erros manuais. Além disso, com a integração com a app Rivola, é possível gerir o check-in de forma fluida tanto para hóspedes como para a receção.

Gerir os canais de distribuição e apostar na fidelização

Ter uma excelente oferta não serve de nada se não for visível para quem organiza grupos. A distribuição é, por isso, uma parte fundamental da estratégia, começando pelas agências de viagens e operadores turísticos.

Construir relações sólidas com estas entidades pode garantir um fluxo constante de reservas, especialmente na época baixa. No entanto, é importante estar preparado para negociações de preço e para pedidos de pacotes com serviços adicionais, como transfers ou visitas guiadas.

O canal direto é igualmente essencial. Um sistema de reservas diretas no seu website (booking engine) facilita todo o processo.

Ao nível de SEO, é recomendável criar conteúdos otimizados para diferentes segmentos de grupos e promovê-los também nas redes sociais. Parcerias e campanhas com influenciadores do setor podem ajudar, assim como estratégias de link building — fundamentais para melhorar a visibilidade nos motores de busca.

Outra tendência relevante são as experiências imersivas no website, como visitas virtuais e plantas 3D, que permitem apresentar melhor o espaço a grupos de maior dimensão.

Fidelização: uma oportunidade a longo prazo

Os grupos podem tornar-se clientes fiéis, especialmente aqueles associados a eventos recorrentes, como feiras ou encontros anuais.

Por isso, é essencial continuar a “nutrir” a relação após a estadia:

• ofertas personalizadas;
• campanhas de email marketing segmentadas;

Além disso, quem teve uma boa experiência pode tornar-se promotor do alojamento junto de outras pessoas ou empresas — nunca subestime o poder do passa-palavra.

Medir resultados e melhorar continuamente

Após implementar a estratégia, é fundamental avaliar os resultados:

• questionários de satisfação;
• identificação de pontos de melhoria;
• implementação de sugestões;

Isto permitirá otimizar continuamente a oferta e aumentar a rentabilidade.