Caros WuBookers, entre os muitos parâmetros a monitorizar para melhorar a receita hoteleira está a booking window. Este valor é muito importante para prever tendências de mercado e vender mais (e melhor). Vamos descobrir juntos o que é a booking window e como pode ser calculada e aproveitada.

Booking window em hotéis: o que é

A booking window é o intervalo de tempo entre a data da reserva e o primeiro dia da estadia. Por exemplo: se um cliente fizer uma reserva no dia 1 de fevereiro para uma estadia com início a 1 de junho, a sua booking window será de 4 meses.

Conhecer a janela média de reservas de um hotel ajuda a planear atividades promocionais com bastante antecedência e a oferecer ofertas e preços atrativos aos clientes mais recetivos num determinado momento.

A janela de reservas é, portanto, um dado valioso que não deve ser confundido com outro parâmetro igualmente importante: o hotel pickup. Este último indica o número de quartos vendidos (ou o número de reservas recebidas) num determinado período de reservas e pode ser expresso em números absolutos ou em percentagem.

Ao analisar ambos os indicadores, é possível obter informações essenciais sobre os hábitos de reserva dos viajantes e as tendências de ocupação, de forma a planear melhor as estratégias de venda.

Porque é útil conhecer a booking window?

Como é fácil imaginar, nem todos os clientes reservam ao mesmo tempo e nem todas as semanas do ano recebem o mesmo nível de interesse. Por esse motivo, é necessário recorrer a uma média: ao analisar o histórico das reservas adquiridas, é possível obter a antecedência média para cada período e utilizá-la a seu favor. Eis como.

Aumentar a receita durante os períodos de alta procura

Imaginemos que gerimos uma unidade localizada numa estância balnear, que vende sobretudo no verão. Verificámos que a booking window média para a semana do Ferragosto (meados de agosto) — época alta — é de 60 dias. Isto significa que os potenciais hóspedes fazem as suas reservas por volta de 15 de junho, e é provável que o mesmo aconteça com a concorrência.

Este é, portanto, um bom momento para investir em visibilidade através de campanhas de marketing pagas e tentar vender mais a preços mais elevados: a procura será alta e as soluções disponíveis começarão rapidamente a escassear, levando a aumentos de preços.

No entanto, é importante não esgotar todos os quartos com demasiada antecedência. Estar totalmente lotado durante meses pode ser uma faca de dois gumes: por um lado, evita o risco de quartos não vendidos; por outro, pode causar perda de receita (como já referido, quanto menos quartos disponíveis, maior a probabilidade de vender a preços mais altos — então porque preenchê-los todos de imediato?).

Conhecer o prazo médio antes do início da estadia permite ajustar os preços de forma dinâmica e, assim, aumentar a receita do hotel.

Reforçar a época baixa

A booking window também permite lidar melhor com a época baixa. Normalmente, antes e depois dos períodos de maior procura, verifica-se uma quebra significativa da procura. Se souber que o intervalo médio de reservas para estes períodos é, por exemplo, de 15 dias, pode concentrar as suas atividades promocionais nesse intervalo de tempo, tentando melhorar os resultados financeiros.

Pode enviar e-mails com ofertas especiais ou lançar campanhas publicitárias em canais online para incentivar reservas com desconto.

Outra informação importante diz respeito às reservas de última hora: se a sua unidade recebe frequentemente pedidos muito próximos da data de chegada, é essencial criar uma tarifa específica para tirar o máximo partido dos viajantes de última hora.

Identificar os melhores canais e produtos em que investir

Por fim, há um último aspeto a considerar: os canais de venda. A booking window não é necessariamente a mesma em todos os portais. A análise deste indicador pode revelar tendências diferentes, que podem ser exploradas de várias formas.

Suponhamos que quem utiliza o site do hotel reserva com maior antecedência do que quem reserva através das OTAs. Nesse caso, devemos diversificar as atividades promocionais e os respetivos períodos de ativação. Por exemplo, poderemos decidir promover o hotel no Google Ads para atrair reservas diretas semanas ou meses antes e apenas lançar campanhas nos portais das agências numa fase posterior, quando a procura também começar a crescer nesses canais.

Aprofundando a análise, podemos ainda obter dados úteis sobre o tipo de quarto mais solicitado numa determinada booking window ou sobre os clientes mais ativos. Desta forma, saberemos em que produtos apostar e em que momento, ou quais as alavancas de comunicação a utilizar.

A solução mais procurada com 30 dias de antecedência é um quarto duplo com jantar incluído? Excelente: será apropriado criar pacotes semelhantes e promovê-los.

O segmento de público mais propenso a reservar é constituído por famílias com crianças? Então teremos de criar mensagens e ofertas adaptadas a esse público para estimular as reservas. E assim sucessivamente.

3 fatores que influenciam a booking window

A booking window resulta de uma média de todas as reservas, mas não se mantém constante ao longo do tempo, e alguns fatores imprevistos podem influenciar o momento das vendas mais do que outros.

Entre os principais aspetos que influenciam a janela de reservas estão:

• eventos, conferências e iniciativas públicas: concertos, feiras ou outros eventos podem atrair centenas de pessoas e alterar o calendário de reservas face à tendência habitual, aumentando a procura mesmo em períodos pouco comuns;
  
• a origem dos hóspedes, de duas formas: feriados relacionados com o país de origem, que podem diferir dos do destino; e o tempo necessário para chegar ao destino. De facto, quem tem de percorrer longas distâncias tende a planear a viagem com maior antecedência do que quem vive a poucas horas de distância. Conhecer quem são os nossos hóspedes e de onde vêm é, por isso, um elemento essencial no que diz respeito à booking window;
  
• o clima. Especialmente para unidades ligadas à sazonalidade (como estâncias de esqui, por exemplo) ou à presença de atrações naturais (pense num hotel que oferece excursões paisagísticas), o clima também pode influenciar a antecedência com que as reservas são feitas.

Considerar estes fatores ajuda não só a prever com quanta antecedência as reservas serão feitas, mas também a explicar possíveis variações que possam parecer invulgares quando comparadas com dados históricos.

Como calcular a booking window? Com o Zak!

Até agora, vimos o que é a booking window e quais são as suas vantagens para uma melhor gestão de receitas. Mas como calcular a booking window?

A forma mais simples de o fazer e de tirar partido desta informação é através de um PMS (Property Management System). Softwares como o Zak, o sistema da WuBook para hotéis e alojamentos, permitem receber, registar e monitorizar reservas e, consequentemente, fornecer uma visão completa do seu desempenho ao longo do tempo.

Na área de Estatísticas de Desempenho, o Zak disponibiliza uma grande quantidade de dados, incluindo a booking window média por dia, mês ou ano, conforme a escolha do hoteleiro.

Além disso, é possível filtrar os resultados por diferentes parâmetros, como tipo de quarto e canal de venda, obtendo assim informações importantes sobre os alojamentos mais procurados e o desempenho de cada canal. Estas informações, como referimos, podem ser utilizadas para planear ações e campanhas direcionadas.

O Zak também permite atribuir uma etiqueta personalizada a cada reserva (por exemplo, “negócios”, “lazer”, “família”, etc.) e visualizar os resultados para os grupos selecionados. Com apenas alguns cliques, é possível obter detalhes sobre a booking window e o público-alvo, informações muito úteis para quem trabalha nas áreas de promoção e gestão de receitas.

A booking window é um dado fundamental, que um PMS como o Zak permite calcular com precisão e cruzar com muitos outros indicadores para otimizar recursos e investimentos. Conhecer a booking window do seu hotel ajuda-o a concentrar os seus esforços quando e onde são realmente necessários, minimizando desperdícios e maximizando a receita.