Caros WuBookers,

Hoje vamos abordar um tema muito importante para todos os profissionais da hotelaria: como acelerar o processo de check-in no hotel.

O momento da chegada e do check-in pode influenciar positiva ou negativamente a experiência dos hóspedes. Por isso, é essencial tornar este processo o mais agradável, eficiente e rápido possível.

Descubra algumas estratégias que podem ajudar.

Como acelerar o check-in no hotel?

Ninguém gosta de começar as férias à espera numa fila na receção do hotel. Um tempo de espera prolongado pode gerar frustração e comprometer a experiência do hóspede logo nos primeiros minutos da estadia.

Além de afetar os clientes, esta situação também dificulta o trabalho da equipa. Gerir vários hóspedes impacientes em simultâneo nem sempre é fácil, sobretudo durante os períodos de maior afluência.

Uma receção congestionada também prejudica os restantes hóspedes: malas e bagagens ocupam espaço, torna-se mais difícil circular e até um simples pedido de informação pode demorar mais tempo a ser atendido.

Por isso, vale a pena implementar algumas medidas simples, mas eficazes, para agilizar o processo de check-in.

Ofereça horários de check-in mais flexíveis

Uma das primeiras medidas consiste em disponibilizar horários de check-in mais alargados, permitindo que os hóspedes possam chegar durante um período mais extenso do dia.

Desta forma, evita-se que todos os clientes cheguem ao mesmo tempo, distribuindo naturalmente o fluxo de entradas.

Além disso, um alojamento que apenas permite check-in durante duas ou três horas por dia pode transmitir uma imagem de pouca flexibilidade, enquanto horários mais amplos aumentam a satisfação dos hóspedes e melhoram a perceção do serviço.

Disponibilize early check-in e late check-in mediante pagamento

O early check-in e o late check-in são serviços muito valorizados pelos viajantes.

Embora normalmente sejam serviços pagos, permitem ao hóspede chegar num horário previamente acordado com o alojamento, o que pode ser particularmente útil para quem viaja muito cedo ou chega durante a noite.

Os horários dos transportes públicos são apenas um dos motivos. Na realidade, os hóspedes valorizam sobretudo a liberdade de poder gerir a sua chegada e partida de acordo com as suas necessidades.

Pergunte qual é a hora prevista de chegada

Outra forma de reduzir os tempos de espera consiste em antecipar, tanto quanto possível, a chegada dos hóspedes.

Após a confirmação da reserva, solicite a hora prevista de chegada ou, caso viajem de comboio ou avião, o respetivo número da viagem.

Assim, poderá acompanhar eventuais atrasos e organizar melhor a equipa da receção, preparando-se para os períodos de maior movimento.

Reduza os tempos de espera com tecnologia

Além da flexibilidade, os viajantes valorizam poder escolher a forma como fazem o check-in.

Por isso, disponibilizar self check-in ou check-in online é uma excelente solução para acelerar todo o processo.

Desta forma, os hóspedes podem optar pelo método que melhor se adapta às suas necessidades, poupando tempo tanto para si como para a equipa do alojamento.

Comparativamente a outras soluções, igualmente válidas, o self check-in apresenta uma vantagem importante: permite aos hóspedes chegar quando desejarem, sem necessidade de comunicar previamente horários ou outros detalhes da viagem.

Todas as vantagens do check-in online

Efetuar o registo da estadia através da internet ou de uma aplicação, sem passar pela receção, oferece diversas vantagens:

• reduz as filas na receção;
• diminui a carga de trabalho da equipa;
• melhora significativamente a experiência dos hóspedes.

Além disso, muitos viajantes já estão habituados a este tipo de processo e passam mesmo a privilegiar alojamentos que disponibilizam check-in online.

Mas como funciona esta tecnologia?

Check-in rápido? A solução passa por um PMS

Os PMS (Property Management Systems), ou sistemas de gestão hoteleira, permitem automatizar inúmeras tarefas, incluindo o processo de check-in.

O Zak by WuBook, por exemplo, é uma solução intuitiva que permite gerir o alojamento através de smartphone, tablet ou computador, facilitando igualmente a experiência dos hóspedes.

Como funciona o check-in online no Zak?

Quando um hóspede efetua uma reserva, o Zak pode enviar automaticamente uma mensagem previamente configurada pelo alojamento, convidando-o a preencher o formulário de check-in online.

O gestor do alojamento decide quais os dados que pretende recolher, podendo limitar-se às informações obrigatórias exigidas pelas autoridades ou solicitar dados adicionais.

Também pode optar por exigir ou não uma assinatura digital para efeitos de privacidade.

Depois disso, o hóspede recebe um link onde pode:

• confirmar, imprimir ou cancelar a reserva;
• solicitar uma fatura;
• contactar o alojamento;
• efetuar uma nova reserva;
• indicar a hora prevista de chegada;
• adicionar notas;
• deixar uma avaliação após o check-out.

Tal como acontece durante o check-in presencial, este momento pode também ser aproveitado para promover serviços adicionais.

Através da mesma página, o hóspede pode adquirir os extras disponibilizados pelo alojamento.

Como o próprio cliente introduz diretamente os seus dados, o processo torna-se muito mais rápido, reduzindo significativamente o trabalho da equipa da receção.

Outras formas de otimizar o check-in com o Zak

O Zak disponibiliza ainda outras funcionalidades que ajudam a simplificar o processo.

Através da aplicação associada, é possível digitalizar automaticamente o documento de identificação do hóspede, preenchendo os respetivos dados sem necessidade de introdução manual. Isto representa uma poupança de tempo significativa tanto para os colaboradores como para os hóspedes.

Além disso, o alojamento pode configurar serviços adicionais pagos diretamente na página da reserva.

Entre estes serviços encontram-se o early check-in e o late check-in (bem como o early ou late check-out), podendo definir se estas opções ficam disponíveis para determinados quartos, para toda a reserva ou apenas para hóspedes específicos.

Por fim, no mercado italiano, está também disponível a funcionalidade de self check-in através da aplicação Rivola App, que permite aos hóspedes verificar autonomamente os seus documentos e concluir todo o processo sem necessidade de passar pela receção, tornando o check-in ainda mais rápido e garantindo um elevado nível de privacidade.

Conclusão

Um processo de check-in lento pode atrasar a entrada dos hóspedes no alojamento, gerar frustração e comprometer a experiência desde o primeiro momento.

Recorrer a um sistema de gestão como o Zak by WuBook permite agilizar este processo de várias formas, respondendo às expectativas dos viajantes e simplificando o trabalho dos gestores e equipas de hotelaria.