Caros WuBookers,

Gerir os pagamentos e a contabilidade nos hotéis, tratar dos aspetos administrativos de um negócio de alojamento é um trabalho dentro do próprio trabalho. Por um lado, é necessário simplificar tanto quanto possível todo o processo de reserva para os hóspedes, garantindo, ao mesmo tempo, a segurança dos seus dados em todos os momentos. Por outro lado, é importante acompanhar os pagamentos recebidos — sejam pagamentos antecipados, depósitos, saldos finais ou extras — de cada reserva, sem perder de vista a evolução global das receitas.

O PMS pode aliviar esta carga de trabalho e facilitar a gestão de uma parte tão importante das operações do dia a dia.

Vejamos como, utilizando como exemplo o Zak, o software de gestão da WuBook.

Métodos de pagamento e garantias de reserva

Quando e como um pagamento é efetuado são dois elementos essenciais de uma reserva.

O momento do pagamento pode variar consoante o tipo de tarifa (cancelamento gratuito, não reembolsável, etc.) e as regras adotadas pelo hotel para garantir a reserva, como o simples registo dos dados do cartão de crédito ou a pré-autorização de um determinado valor.

A forma de pagamento também depende, em parte, dos métodos de garantia utilizados e pode incluir vários sistemas de pagamento, tais como: cartões de crédito e débito, aplicações de pagamento online (wallets), transferências bancárias e gateways de pagamento.

Num cenário tão amplo e complexo, com inúmeras alternativas e possíveis combinações, o PMS torna-se uma ferramenta essencial para garantir que tudo isto se traduz num processo simples, fluido e transparente, tanto para os hoteleiros como para os hóspedes.

O sistema de gestão deve, de facto, permitir definir diferentes políticas de pagamento associadas a cada tarifa e tipo de quarto e, simultaneamente, facilitar as transações, inclusive através de ferramentas de terceiros que estejam ligadas ao software principal e comuniquem com este.

Proteja as reservas com o Zak

O Zak by WuBook disponibiliza nada menos do que 5 métodos para garantir as reservas, que podem inclusivamente ser ativados em simultâneo dentro da mesma regra:

• Apenas dados do cartão de crédito: o hóspede introduz os dados do cartão de crédito, mas não é efetuado qualquer débito;
• Cartão de crédito com autorização para cobrança: permite efetuar, posteriormente à reserva, a cobrança do valor definido pelo hoteleiro;
• Cartão de crédito com retenção de valor: neste caso, o valor é apenas «bloqueado» temporariamente (pré-autorização);
• Pagamento do valor total ou parcial da reserva de forma imediata;
• Transferência bancária: caso pretenda receber o pagamento diretamente na sua conta bancária.

Todos estes métodos são geridos pelo Zak graças à sua integração com os principais gateways de pagamento do mercado (Stripe, Nexi, PayPal, Mercado Pago e Redsys). Desta forma, a transação é não só totalmente segura em termos de privacidade e partilha de dados, como também simples de realizar para todas as partes envolvidas.

Na prática, o hoteleiro apenas precisa de selecionar os métodos de garantia e de pagamento pretendidos no painel de controlo. Depois de receber a reserva, pode solicitar ao hóspede que efetue o pagamento (ou enviar um lembrete caso este esteja em atraso) através de emails manuais ou automáticos, que podem ser configurados diretamente no PMS.

O hóspede recebe então um email com um link para a página Guest do Zak. Aí, dependendo do método solicitado pelo hoteleiro, poderá introduzir comodamente os seus dados ou ser direcionado para o website do gateway de pagamento selecionado, onde poderá efetuar o pagamento.

Depois de concluído, o Zak sincroniza e regista automaticamente os pagamentos efetuados através dos gateways ligados ao sistema.

Ao utilizar estes sistemas externos, o Zak garante que todas as transações são processadas de forma rápida, evitando etapas intermédias potencialmente complexas, sujeitas a erros ou inseguras, inclusive em situações de disputa ou reembolso.

No entanto, isto não impede a possibilidade de receber pagamentos adicionais — por exemplo, por serviços que não estavam incluídos no momento da reserva, taxas turísticas ou outros encargos semelhantes — nem de receber pagamentos através de TPV/POS ou em numerário, que deverão ser introduzidos manualmente no sistema de gestão.

A reserva: o primeiro passo para uma gestão otimizada

Para simplificar as tarefas administrativas, o PMS deve reunir um conjunto completo de informações relacionadas com as reservas nas diferentes fases da estadia.

Antes da estadia, é importante que as reservas online ou as reservas introduzidas manualmente pelo hoteleiro (recebidas, por exemplo, por telefone ou presencialmente) incluam os detalhes da estadia — datas e número de noites reservadas —, bem como os dados da pessoa que efetuou a reserva e dos restantes hóspedes, o regime de alojamento (só quarto, pequeno-almoço, pensão completa, etc.), a política de cancelamento e quaisquer pagamentos antecipados já efetuados. As promoções ou ofertas especiais também devem ficar registadas e ser facilmente identificáveis no painel de controlo.

Durante a estadia, é importante poder atualizar todas estas informações, sobretudo os dados que influenciam a fatura final, incluindo alterações à duração da estadia, ao número de hóspedes, à configuração do quarto, bem como quaisquer upselling e cross-selling ou descontos aplicados.

Após a estadia, por fim, é aconselhável que a secção dedicada a cada reserva apresente os valores totais, os saldos em aberto, os métodos de pagamento utilizados pelo hóspede, eventuais reembolsos e os documentos oficiais associados à reserva, de acordo com a legislação fiscal em vigor.

Desta forma, torna-se muito mais fácil reconstruir o histórico completo de cada cliente e acompanhar a sua situação financeira.

Detalhes

No Zak, cada reserva tem uma página própria, organizada em três secções principais: a primeira contém os dados da reserva e do cliente (dados pessoais, datas, tipo de alojamento, etc.); a segunda apresenta todos os custos (total, quartos, extras, refeições, taxas, etc.); e, por fim, a terceira inclui descontos, notas e o sistema de mensagens para comunicar com o hóspede.

O resumo da reserva também inclui eventuais vouchers, o estado da reserva (confirmada, oferta enviada, cancelada, no-show, etc.) e a agência ou empresa associada à reserva, quando aplicável. Esta última funcionalidade é particularmente útil para empresas que efetuam várias reservas que precisam de estar associadas a um único pagamento e conjunto de documentos.

A segunda secção está no centro da gestão dos pagamentos de cada reserva. Aqui encontram-se os valores totais relativos aos quartos, extras, taxas e refeições associados à reserva. Esta secção também apresenta o valor já pago, o valor ainda por pagar (com a respetiva data de vencimento), o total da fatura e o valor total da reserva.

A partir daqui, é também possível consultar detalhadamente cada item e analisá-lo ou efetuar alterações:

• quartos: quantidade, configuração, número de hóspedes e preço;
• extras: tipo, quantidade e valores;
• refeições: quais, data de consumo e preço;
• taxas: nomeadamente a taxa turística, quando aplicável;
• pagamentos: para registar um ou mais pagamentos e consultar os que já foram registados;
• faturas: onde é possível criar novos documentos ou editar os existentes.

Por fim, a última secção da página da reserva do Zak permite aplicar descontos, comunicar com os hóspedes através de modelos predefinidos e adicionar outras informações relevantes sobre a reserva e os viajantes.

Com este nível de detalhe e graças a uma interface verdadeiramente intuitiva, é fácil consultar e atualizar rapidamente o estado de cada reserva, sem perder informações importantes e sem criar complicações desnecessárias para a equipa ou para os hóspedes.

Contabilidade e visão geral das receitas e despesas

Igualmente essencial é, no entanto, ter uma visão mais abrangente, diretamente relacionada com a contabilidade do alojamento. Também aqui o sistema de gestão pode funcionar como uma ferramenta de apoio; aliás, podemos ir mais longe: a existência de funcionalidades relacionadas com o acompanhamento das receitas e despesas, a documentação fiscal e os relatórios financeiros está entre os critérios recomendados para escolher o PMS mais adequado a cada negócio.

Embora não substitua um programa de contabilidade dedicado — certamente mais sofisticado e mais adequado às tarefas administrativas —, o software de gestão pode ainda assim facilitar o trabalho de quem gere a contabilidade, os pagamentos e as faturas, bem como todos os processos associados.

Ou, pelo menos, é exatamente assim que funciona com o Zak!

Simplificação

O PMS desenvolvido pela WuBook dispõe de uma secção completa dedicada à contabilidade, acessível através de um menu prático com várias subseções. Na secção de pagamentos, é possível pesquisar e consultar uma lista de todos os pagamentos recebidos ou efetuados, categorizados como «Entradas» e «Saídas». Esta secção apresenta todos os recebimentos, que podem ser filtrados pelo nome da empresa ou agência, número do documento associado, valor, tipo de pagamento ou nome do cliente ou da pessoa que registou a transação, entre outros critérios. Os pagamentos de saída podem ser pesquisados utilizando os mesmos critérios e correspondem especificamente a levantamentos de tesouraria ou reembolsos de reservas.

Para verificar de imediato quais os pagamentos que já foram liquidados e quais continuam pendentes, basta aceder à secção «Pago/Não pago», onde é possível consultar rapidamente as reservas não pagas e os respetivos detalhes. Desta forma, pode acompanhar constantemente os valores e o estado das reservas sem ter de aceder à página individual de cada reserva, bem como planear lembretes ou programar saídas de tesouraria de forma informada.

Falando de tesouraria, o Cashflow (fluxo de entradas e saídas, ou seja, depósitos ou levantamentos, quer diariamente quer durante um período específico à sua escolha) e o fecho contabilístico por dia ou por turno também simplificam as operações e as auditorias.

E quanto aos documentos e às faturas? Não há problema: na secção de finanças existe um módulo para emitir documentos fiscais diretamente a partir do Zak, com numeração sequencial personalizável. Em determinados países, como Itália, onde é obrigatória a faturação eletrónica, é possível ativar o envio e a receção de faturas através da Agência das Receitas italiana: o documento, criado diretamente no PMS, pode ser enviado para o Sistema de Intercâmbio sem quaisquer passos manuais adicionais e conservado durante 10 anos, conforme exigido pela legislação local.

Por fim, para facilitar o trabalho do contabilista ou da pessoa responsável pela contabilidade, o Zak permite exportar relatórios financeiros de cada secção e descarregar cada documento em formato XML, para que possa posteriormente ser importado para um software de contabilidade de terceiros, se necessário.

Por que utilizar o PMS para gerir os pagamentos e a contabilidade? Vamos fazer um balanço

Embora, como já referimos, o PMS não substitua um software de contabilidade adequado, oferece, sem dúvida, importantes vantagens práticas.

Em primeiro lugar, simplifica os procedimentos para a equipa do hotel, que pode utilizar as funcionalidades automatizadas do sistema para realizar tarefas que, de outra forma, seriam bastante morosas. As atualizações e verificações regulares e atempadas tornam-se, assim, mais simples, quer se trate de cobrar um depósito, verificar o estado de um pagamento ou acompanhar o pagamento do saldo de uma reserva. Tantas tarefas diferentes num único ambiente de trabalho aumentam a segurança, reduzem o risco de erros manuais e tornam o trabalho da equipa mais rápido. Desta forma, os colaboradores podem dedicar mais atenção ao bem-estar dos hóspedes, cuja satisfação é também assegurada por um processo de faturação simples e sem complicações, que não exige pedidos constantes nem informações adicionais.

A gestão da faturação diretamente no PMS também reduz a carga de trabalho do departamento — interno ou externo — responsável pelas tarefas contabilísticas, uma vez que parte do trabalho já é realizada pelo software e pela equipa do hotel.

Por último, mas não menos importante, existe a vantagem de avaliar o desempenho do alojamento: os proprietários e gestores podem beneficiar bastante de uma ferramenta que, para além de garantir o bom funcionamento do hotel, acompanha o seu desempenho financeiro real. Com efeito, a melhoria dos lucros e do fluxo de caixa resulta não só de estratégias comerciais eficazes, mas também de aspetos práticos e de uma análise adequada: um PMS como o Zak é, nesse sentido, o aliado perfeito.