Caros WuBookers, gerir o inventário de quartos é uma operação fundamental para qualquer unidade hoteleira. Podemos mesmo dizer que está no centro do negócio de qualquer hotel, B&B ou casa de hóspedes. No entanto, nem sempre é realizada da melhor forma, em parte devido às limitações das ferramentas disponíveis. Vejamos então em que consiste e como a tecnologia pode melhorar não só a prática diária, mas também os lucros.

O que significa gerir o inventário de um hotel?

Comecemos pelo princípio. Para funcionar, um hotel (ou qualquer outro alojamento) tem de vender os quartos de que dispõe. O inventário é o conjunto de alojamentos dividido por tipologia e categoria, como quartos duplos, individuais, deluxe, suites, etc.

Gerir o inventário significa realizar todas as operações necessárias para garantir reservas e vendas: atividades que exigem uma abordagem simultaneamente estratégica e prática.

A tabela de preços

Depois de catalogar os alojamentos disponíveis no mercado, é necessário definir uma tabela de preços, ou tarifa de venda. Cada quarto deve ser valorizado com base em vários fatores: tipologia, comodidades e serviços oferecidos, localização do hotel, preços da concorrência, sazonalidade e posicionamento de mercado.

As tarifas podem ser alteradas ao longo do tempo, mesmo em períodos relativamente curtos (por exemplo, a diferença de procura entre dias de semana e fins de semana), e diversificadas por canal de venda. A gestão do inventário envolve, assim, planeamento, estratégia e revenue management.

Distribuição e vendas

O passo seguinte é vender, o que pode ser feito de duas formas: direta ou indireta.

As vendas diretas incluem clientes presenciais (walk-ins), reservas por telefone e reservas online através do website do hotel. As vendas indiretas provêm de intermediários como OTAs, grossistas, bed banks, agências e operadores turísticos.

Os quartos são os mesmos, mas podem existir múltiplos canais de venda. Isto exige uma coordenação perfeita do inventário e atualização constante da disponibilidade real, para evitar sobreposições inesperadas ou overbooking.

Formação da equipa

A equipa de receção deve estar sempre informada sobre tarifas e disponibilidade, especialmente em unidades que trabalham muito com reservas telefónicas ou call centers.

Pedidos específicos devem ser tratados com precisão e coerência: não há nada pior do que um cliente a quem foi comunicado um preço verbalmente e que depois acaba por pagar outro — sobretudo se for superior. Uma gestão adequada do inventário garante não só tarifas rentáveis e uma distribuição eficaz, mas também uma informação centralizada e consistente.

Como gerir eficazmente o inventário: PMS

O PMS (Property Management System) existe precisamente para este fim. Melhor ainda se for um PMS tudo-em-um, como o Zak by WuBook, que integra o software de gestão com o Channel Manager e o Booking Engine.

Como referimos, o inventário é o conjunto de alojamentos disponibilizados ao mercado a um determinado preço, que pode variar ao longo do tempo. Imagine gerir tudo isto com papel e caneta ou uma simples folha de cálculo: pode funcionar no início, mas rapidamente se tornará inadequado, propenso a erros, perdas financeiras e situações embaraçosas.

Com o PMS da WuBook, isso não acontece. Ao registar os diferentes quartos com preços e disponibilidade, mantém sempre o controlo da sua oferta e do seu desempenho ao longo do tempo. Isto permite ajustar tarifas de acordo com a época e a procura, por exemplo através de estratégias como Dynamic Pricing, essenciais para maximizar receitas.

Pode também optar por encerrar certos alojamentos em determinadas épocas (para reduzir custos operacionais) ou alterar condições de venda para aumentar a rentabilidade.

Integração com Booking Engine e Channel Manager

Um PMS como o Zak é ideal porque está integrado com dois módulos essenciais:

• Booking Engine: sistema que permite aos viajantes reservar quartos online, sem intermediários e sem custos adicionais;
  
• Channel Manager: ferramenta que permite vender quartos em portais de terceiros, sincronizada e atualizada em tempo real.
  

Precisão e flexibilidade são fundamentais na gestão de inventário e são também das principais vantagens de um software de gestão hoteleira como o Zak.

Vantagens de utilizar um PMS na gestão de inventário

Minimização do risco de erro

Um inventário partilhado através de um sistema avançado como o Zak reduz drasticamente o risco de erro. A atualização em tempo real evita situações desagradáveis como reservas sobrepostas ou overbooking.

É possível vender o mesmo alojamento em várias plataformas simultaneamente, sem preocupações: o software gere automaticamente o calendário geral com base nas reservas recebidas.

Máxima personalização e flexibilidade

O PMS permite grande flexibilidade na criação de tipologias e configurações. Por exemplo, pode atribuir diferentes configurações (individual, duplo, etc.) ao mesmo quarto físico, consoante a época ou oportunidade de negócio.

No Zak, é ainda possível criar “super produtos”: quartos que podem ser vendidos individualmente ou como uma única unidade. Por exemplo, um apartamento familiar pode ser reservado na totalidade ou dividido em soluções separadas.

A mesma flexibilidade aplica-se às tarifas e promoções, que podem ser ajustadas e diferenciadas por canal de venda.

Estratégia baseada em dados reais

A definição de preços é a parte mais delicada e dinâmica, sobretudo quando se adota uma estratégia de preços variáveis.

Os dados históricos são fundamentais para compreender quem são os seus hóspedes, o que compram, a que preço, em que períodos e com que margem de lucro. Esta informação, juntamente com fatores externos (eventos, condições meteorológicas, etc.), deve orientar continuamente a sua estratégia.

As estatísticas do Zak oferecem uma visão completa sobre quartos vendidos, canais e margens, sendo essenciais para definir a melhor estratégia de preços.

Distribuição otimizada e aumento de receitas

Com base nos resultados de cada canal, é possível decidir onde investir e como.

Um hoteleiro pode optar por não disponibilizar todo o inventário numa determinada OTA, mas apenas certos quartos ou configurações. Ou, pelo contrário, abrir todo o catálogo para maximizar visibilidade e benefícios (como programas exclusivos ou maior exposição).

Um PMS tudo-em-um simplifica todas estas decisões e ações.

Eficiência garantida

Tanto os hóspedes como a equipa interna beneficiam da implementação de um software de gestão de inventário.

Os hóspedes podem reservar de forma autónoma, por telefone, presencialmente ou online. A equipa, por sua vez, trabalha com informação sempre atualizada, evitando erros e poupando tempo em tarefas manuais demoradas.

Satisfação do hóspede (e reputação assegurada)

Uma gestão eficiente do inventário traduz-se num serviço mais profissional e organizado. Isto aumenta a satisfação dos clientes e contribui para uma imagem e reputação positivas.

A gestão de inventário está verdadeiramente no centro da operação hoteleira, mas nem todos sabem fazê-lo corretamente. Num mercado tão competitivo como o turismo, dominar esta área pode fazer toda a diferença em termos operacionais e de rentabilidade.