Caros WuBookers,

Os hotéis e alojamentos deixaram de ser apenas locais para pernoitar e transformaram-se, cada vez mais, em verdadeiros espaços de bem-estar e entretenimento, capazes de contribuir ativamente para a experiência dos hóspedes durante a sua estadia e até para além dela.

Uma das formas mais eficazes de tirar partido desta tendência e aumentar as receitas é através da organização de eventos. Dependendo da sua tipologia, os eventos podem atrair turistas, envolver os hóspedes e até captar residentes locais.

Vamos descobrir as principais vantagens e perceber como aproveitar ao máximo os eventos realizados no seu alojamento.

Nem todos os eventos são iguais: tipos e características

Os eventos num hotel podem assumir muitas formas: conferências, provas de vinhos, noites temáticas, casamentos, entre muitos outros.

De forma geral, podemos dividi-los em duas grandes categorias:

• Eventos organizados pelo próprio hotel;
• Eventos organizados por clientes externos.

Eventos organizados pelo hotel: vantagens e desafios

São eventos promovidos diretamente pelo alojamento, como experiências gastronómicas, aulas de ioga, atividades desportivas, concertos, encontros culturais, clubes de leitura e iniciativas semelhantes.

O público é normalmente composto por hóspedes, visitantes que não estão alojados e residentes locais.

A principal vantagem é o aumento da ocupação, sobretudo durante a época baixa, especialmente quando o evento é realizado em parceria com personalidades ou marcas que já possuem um público fiel.

Mas os benefícios vão muito além disso:

• aumentam a notoriedade do alojamento através do passa-palavra e das redes sociais;
• ajudam a fidelizar clientes quando os eventos são recorrentes;
• atraem novos visitantes e residentes locais;
• transformam o hotel num verdadeiro ponto de encontro da comunidade ao longo do ano.

Naturalmente, este tipo de iniciativa exige:

• capacidade de organização;
• espaços adequados para concertos, aulas, exposições ou outras atividades;
• uma boa rede de parceiros locais;
• uma estratégia de comunicação diversificada, uma vez que os potenciais clientes utilizam diferentes canais para procurar informação.

Em contrapartida, representam uma importante fonte de receitas complementares à venda de quartos e podem ainda ser utilizados como benefício incluído ou serviço extra para diferenciar tarifas.

Eventos organizados por clientes externos: vantagens e aspetos a considerar

Nesta categoria incluem-se todos os eventos que o hotel recebe sem assumir a sua organização.

É o caso de:

• reuniões e conferências ligadas ao turismo MICE;
• casamentos;
• encontros de associações;
• reuniões de grupos SMERF;
• festas privadas;
• formações e workshops.

Neste caso, o público tende a ser mais homogéneo, motivado e fiável.

Além disso, estes eventos incluem frequentemente estadias no alojamento, gerando duas fontes de receita:

• alojamento;
• aluguer dos espaços e restantes serviços.

Quando a organização é assegurada por empresas externas, estes eventos constituem também uma excelente oportunidade para aumentar a visibilidade do hotel e criar relações com agências e organizadores especializados, capazes de gerar negócio de forma recorrente.

Para permanecer competitivo, é essencial garantir que:

• os espaços estão sempre em excelentes condições;
• podem ser adaptados às necessidades de cada evento;
• existe uma política de preços flexível e competitiva, adequada a clientes que procuram soluções funcionais para grupos numerosos.

Porque vale a pena organizar eventos num hotel?

Independentemente do tipo de evento, acolhê-lo num hotel pode ser uma excelente estratégia.

Entre as principais vantagens destacam-se:

• aproveitar ao máximo todos os espaços disponíveis, como salas de reuniões, áreas exteriores, sala de pequenos-almoços ou restaurante, evitando que permaneçam inutilizados;
• aumentar a notoriedade junto de novos públicos, tanto hóspedes como residentes locais;
• diversificar as fontes de receita e reduzir o impacto dos períodos de menor procura;
• criar parcerias com agências especializadas, organizadores de eventos e outros profissionais;
• diferenciar o hotel da concorrência e aumentar o valor percebido da oferta.

Como maximizar as receitas dos eventos

Embora pareça simples, é importante garantir que os eventos geram efetivamente mais receitas do que a atividade diária do hotel.

Existem várias estratégias que podem transformar cada evento numa verdadeira oportunidade de negócio.

Definir preços de forma inteligente

A política de preços é determinante.

Nos eventos organizados por terceiros (como casamentos, reuniões empresariais ou conferências), é essencial comparar o rendimento gerado pelo grupo com o que seria obtido caso os mesmos quartos fossem vendidos individualmente durante essas datas.

Uma tarifa de grupo demasiado baixa pode representar uma perda de receita se a procura individual for elevada.

A análise deve considerar todas as receitas envolvidas:

• alojamento;
• alimentação e bebidas;
• aluguer de espaços;
• serviços complementares.

Nos eventos promovidos pelo próprio hotel, o objetivo é criar procura adicional.

Nestes casos, faz sentido recorrer ao preço dinâmico, aumentando ou ajustando as tarifas consoante a procura e o ritmo das reservas.

Criar pacotes para aumentar a receita

Um evento não gera receita apenas através da venda de bilhetes ou do aluguer do espaço.

Pode dar origem a diversas oportunidades adicionais.

Uma boa estratégia consiste em criar pacotes temáticos, por exemplo:

• Evento + alojamento + experiência extra

Este tipo de oferta:

• aumenta o valor médio por reserva;
• simplifica o processo de compra;
• melhora a perceção de valor por parte do cliente.

É igualmente recomendável implementar estratégias estruturadas de upselling e cross-selling, tanto antes como durante o evento, através de:

• e-mails personalizados antes da chegada;
• equipas preparadas para sugerir upgrades;
• ferramentas digitais que promovam discretamente outros serviços do hotel.

Construir relações duradouras com organizadores e empresas

Organizar um único evento não é suficiente.

É importante estabelecer relações de longo prazo com:

• organizadores profissionais;
• agências especializadas;
• empresas locais.

Participar em feiras do setor, divulgar esta vertente da atividade nos próprios canais e criar relações de confiança pode gerar um fluxo constante de eventos, especialmente durante os dias úteis ou na época baixa, quando a procura individual tende a ser inferior.

Acompanhar resultados através de indicadores de desempenho

Por fim, é essencial medir os resultados.

A análise deve incluir indicadores quantitativos e qualitativos.

Entre os mais relevantes destacam-se:

• RevPAR durante os dias do evento, comparado com períodos anteriores;
• TRevPAR (Total Revenue per Available Room), que considera também as receitas complementares;
• nível de satisfação dos participantes, obtido através de questionários específicos.

Além disso, é fundamental garantir que:

• os espaços são adequados ao evento;
• os equipamentos estão preparados;
• existe pessoal suficiente;
• toda a organização decorre de forma eficiente, evitando imprevistos.

Para isso, contar com a tecnologia certa faz toda a diferença.

Zak também ao serviço das reservas de grupos

Para um hotel independente, manter várias soluções de software pode ser financeiramente e operacionalmente exigente.

Mesmo quando são muito completas, nem sempre existe tempo ou recursos para aprender e utilizar diversas plataformas.

Por isso, faz mais sentido optar por uma solução integrada que reúna todas as funcionalidades essenciais de forma simples e intuitiva.

É precisamente esse o objetivo do Zak by WuBook, um PMS completo que responde às principais necessidades dos alojamentos numa única plataforma.

No que diz respeito à gestão de grupos e eventos, o Zak permite:

• criar reservas de grupo;
• definir ocupações diferentes para cada quarto;
• gerir todo o processo remotamente.

O gestor pode ainda enviar um link do Booking Engine ao responsável do grupo, permitindo que cada participante reserve diretamente o seu quarto conforme as suas preferências.

Além disso, através da Guest Page, é possível recolher antecipadamente os dados dos participantes, acelerando o processo de check-in.

Também é simples criar ofertas personalizadas para grupos, disponibilizando códigos promocionais exclusivos que permitem aceder automaticamente às tarifas negociadas.

Na vertente administrativa, o Zak possibilita ainda:

• registar pagamentos;
• controlar depósitos;
• acompanhar saldos pendentes;
• gerir movimentos contabilísticos;
• lançar despesas diretamente na reserva.

Desta forma, torna-se muito mais fácil acompanhar a situação financeira e reduzir a carga de trabalho da equipa administrativa.

E todas estas funcionalidades não se aplicam apenas às reservas de grupo.

O mesmo sistema permite gerir igualmente as reservas individuais, evitando a necessidade de alternar entre diferentes plataformas.

Porque, no final, basta um único sistema.