Caros WuBookers, afirmamos frequentemente que o Zak, da WuBook, é o software de gestão perfeito para vários tipos de alojamentos: hotéis independentes, pequenas cadeias, B&Bs, alojamentos de férias, guesthouses e apartamentos turísticos. Estas propriedades são semelhantes por pertencerem ao mesmo setor, mas diferentes porque cada uma tem necessidades e critérios específicos. Se considerarmos ainda que muitas operam em países distintos, europeus e não europeus, o cenário torna-se ainda mais complexo.

Então, como pode um único software responder às necessidades de todos e com que garantias para os hoteleiros? Perguntámos a Alberto Zagni, Sales Manager da WuBook Espanha, e a Arianna Della Santa, Team Manager Itália.

Zak by WuBook, o PMS ideal para todos os tipos de alojamento

“Posso afirmar que o Zak, o PMS da WuBook, é realmente ideal para qualquer propriedade turística que pretenda automatizar e simplificar a sua gestão”, explica Zagni. As funcionalidades do software foram concebidas para otimizar todos os processos típicos das empresas hoteleiras, desde reservas à atribuição de quartos e até à limpeza. É um software completo que apoia verdadeiramente o trabalho dos hoteleiros e gestores, aliviando o seu dia a dia.

“Os serviços incluídos no Zak são indispensáveis para quase todos os tipos de propriedades”, continua Della Santa, “e a sua configuração é bastante versátil, o que nos permite adaptá-lo facilmente a cada cliente.” A flexibilidade é um dos maiores pontos fortes do PMS.

Não se trata de um pacote rígido, mas sim de uma plataforma cloud tudo-em-um que, graças ao seu formato modular e adaptável, dá a cada gestor a liberdade de escolher e utilizar apenas as funcionalidades de que necessita. “É também possível começar com menos funcionalidades para ganhar familiaridade com o sistema e, com o tempo, adicionar novas para evoluir na simplificação operacional e administrativa da propriedade”, explica Zagni.

O nosso objetivo ao desenhar o Zak foi oferecer funcionalidades flexíveis e automatizáveis que apoiem o crescimento e a diversificação dos alojamentos e das suas atividades.

Funcionalidades ad hoc para hotéis, pequenas cadeias, B&Bs e outros tipos de alojamento

Modular, sim, mas também específico: as funcionalidades do Zak respondem perfeitamente às necessidades de hotéis, pequenas cadeias, B&Bs e outros tipos de propriedades turísticas. Os B&Bs, por exemplo, precisam de uma interface simples e rápida, não sobrecarregada de informação. “E também de um planner igualmente simples, que os ajude a gerir rapidamente operações menos complexas do que as de outros alojamentos”, acrescenta Zagni.

• Na sua experiência, adquirida na WuBook e consolidada em funções anteriores, cada hoteleiro tem necessidades específicas. Hotéis e propriedades de média dimensão precisam de um PMS mais completo do que um B&B, com um channel manager multicanal e, nalguns casos, até de software de gestão para pequenos bares ou restaurantes.

• As cadeias, por outro lado, procuram geralmente um controlo centralizado multi-propriedade e relatórios robustos, para poderem gerir todas as operações de forma simples, mas com base em dados mais complexos.

• “Se olharmos para apartamentos turísticos e alojamentos de férias”, continua, “percebemos que a gestão tem de se adaptar a características completamente diferentes, relacionadas com a variedade geográfica das propriedades, a duração média das estadias (que depende do destino) e a comunicação com os hóspedes, preferencialmente automatizada.” Como estes alojamentos não têm frequentemente receção, o sistema deve estar disponível numa aplicação mobile ou tablet para garantir a máxima eficiência.

• Por fim, mesmo para hostels, o software de gestão deve conseguir adaptar-se a operações rápidas e a vendas especiais, como as de dormitórios (quartos partilhados) e grupos, inclusive de grande dimensão.

Com a ajuda de Zagni e Della Santa, tentemos resumir as funcionalidades nativas ou integráveis do Zak mais solicitadas por cada tipo de alojamento, divididas entre prioridades primárias e secundárias.

Tipo de Propriedade	Funcionalidades Principais	Funcionalidades Secundárias
B&Bs e pequenas guesthouses:propriedades de gestão familiar com 3 a 10 quartos, frequentemente geridas diretamente pelo proprietário, focadas num serviço personalizado e que incluem pequeno-almoço.	Planner simplificado com visualização rápida das reservas; Aplicação para telemóveis e tablets; Gestão de base de dados de clientes com notas personalizadas para cada hóspede; Check-in/check-out flexível; Relatórios básicos para monitorizar a ocupação e a receita; Criação simples de página web; Opção de ligação a um gateway de pagamentos para que os clientes possam pagar diretamente online; Channel Manager para gerir as OTAs; Motor de reservas personalizável para reservas diretas.	Módulos avançados de revenue management; Possibilidade de efetuar reservas de grupo; Integração POS para bares/restaurantes; Gestão multi-propriedade; Módulo de estatísticas para analisar produtos específicos em períodos determinados.
Hotéis de média dimensão (20–100 quartos):propriedades com uma equipa maior, que gerem serviços adicionais, como restaurantes.	PMS completo com gestão multiutilizador que garante acessos seguros; Channel Manager avançado para gerir várias OTAs; Sistema integrado de gestão de restaurante para clientes internos e externos; Gestão de housekeeping com atribuição de limpezas, manutenção e serviço de achados e perdidos; Relatórios detalhados para analisar desempenho e previsões; Motor de reservas personalizável para reservas diretas; Envio de comunicações institucionais (como Istat e Schedine Alloggiati); Gestão de faturação; Módulo de orçamentos personalizado.	CRM; Gestão de pacotes e tarifários múltiplos.
Cadeias e grupos hoteleiros: hotéis com múltiplas propriedades e alojamentos de férias que necessitam de processos padronizados, controlo centralizado e relatórios consolidados.	Gestão multi-propriedade através de uma interface centralizada e multiutilizador; Relatórios detalhados para todas as propriedades; Gestão centralizada de tarifas e disponibilidade; Sistema de reservas online multi-propriedade, geolocalizado, para vários destinos; Controlo de acessos hierárquico para diferentes níveis de gestão; Padronização de fluxos de trabalho e procedimentos.	Personalização máxima; Website completo; Gestão de restaurante.
Apartamentos e casas de férias: propriedades para estadias longas, frequentemente geridas remotamente, com limpeza em regime rotativo e foco na autonomia dos hóspedes.	Gestão de estadias de longa duração; Acesso para proprietários; Sistema automatizado de comunicação com os hóspedes; Agendamento de limpeza e manutenção; Gestão de cauções e serviços adicionais; Integração com Airbnb e outros portais de alojamento de férias; Integração com fornecedores de códigos, fechaduras inteligentes, etc.; Channel Manager para gerir OTAs; Envio de comunicações institucionais (como Istat e Schedine Alloggiati); Gestão rápida e automatizada de check-in/check-out.	Estatísticas para o setor de alimentação e bebidas; Gestão de restaurante.
Hostels e hotéis económicos: com preços competitivos, elevada rotatividade de hóspedes, serviços básicos e gestão otimizada devido a margens reduzidas.	Sistema de gestão de camas em dormitórios partilhados; Gestão rápida e automatizada de check-in/check-out; Integração com portais especializados (como Hostelworld e Booking.com para hostels); Faturação e análise de ADR e RevPar; Sistema de reservas para grupos e hóspedes sem reserva prévia; Gestão de serviços adicionais pagos (pequeno-almoço, cacifos, lavandaria, etc.).	CRM.

Os pedidos mais frequentes das propriedades e como o Zak responde

Para além das características específicas de cada propriedade, existem certas funcionalidades ou exigências que são bastante comuns. Vamos analisar as mais frequentes para perceber como podem melhorar a operação hoteleira.

1. O Channel Manager

“Acredito que o serviço mais solicitado seja o Channel Manager,” reflete Della Santa, “a razão é simples: 90% das propriedades vendem em diferentes OTAs, e o Channel Manager do Zak permite gerir preços e disponibilidades a partir de uma única interface.” As OTAs frequentemente geram 70-80% das reservas da maioria das propriedades, tornando esta funcionalidade crucial para a sua sobrevivência. A automatização da atualização em tempo real do calendário em todas as plataformas – algo que o Channel Manager do Zak faz – evita overbookings dispendiosos e garante visibilidade quase imediata.

2. Configuração rápida de quartos e tarifas

Outra necessidade muito comum é estar operacional o quanto antes, especialmente ao migrar de outro PMS para o Zak, para não perder continuidade operacional. “Os clientes também sentem a necessidade de não perder visibilidade, porque a concorrência poderia aproveitar a sua ausência,” diz Zagni. Assim, é importante responder com configurações rápidas e fáceis: carregar o inventário e as especificações técnicas dos quartos com fotos, definir tarifas múltiplas e flexíveis e preparar a disponibilidade no calendário para envio às OTAs. O objetivo, garantido pela facilidade de uso do Zak, é estar online e operacional no menor tempo possível, mesmo com configurações básicas a serem completadas posteriormente.

3. Booking Engine

O Booking Engine para o website é essencial, pois reduz o custo da distribuição pelas OTAs em 15-20% e mantém o controlo da relação com os hóspedes.

“O que as propriedades querem?” Zagni responde: “Um motor de reservas responsivo e personalizável, que possa ser facilmente integrado no website existente. Geramos um script que se integra com qualquer website em segundos.”

4. Gestão de pagamentos e faturação

Segundo a equipa, 80% dos novos clientes querem gerir e ter visibilidade dos pagamentos e documentos fiscais. A automatização administrativa é essencial para reduzir a burocracia e garantir transparência financeira em tempo real. As funcionalidades mais solicitadas incluem: gateway de pagamentos, faturação eletrónica e exportação de listas de faturas e pagamentos para envio ao contabilista. “As propriedades precisam de acompanhar receitas e despesas para a gestão diária.”

5. Obrigações legais e relatórios institucionais

“Muitas vezes, também é necessário enviar relatórios institucionais às autoridades,” acrescenta Della Santa. Em geral, hoteleiros e gestores esperam uma ligação às entidades competentes para submissão automática da documentação exigida por lei ou para fins estatísticos. E o Zak cumpre também neste ponto.

6. Acesso móvel e remoto a partir de qualquer dispositivo

Muitas vezes, quem gere o negócio não reside no mesmo local da propriedade. A aplicação do Zak permite criar novas reservas, fazer check-in/check-out (incluindo scanner de documentos dos hóspedes) e, de forma geral, aceder a todas as funcionalidades do PMS a partir de qualquer dispositivo. “O acesso ao sistema a partir de qualquer lugar garante monitorização contínua sem restrições físicas na receção e com total tranquilidade,” explica Zagni.

7. Relatórios e estatísticas

“A maior parte dos clientes que nos contratam precisa de monitorizar o desempenho para tomar decisões baseadas em dados e otimizar tarifas. Os relatórios mais solicitados incluem taxa de ocupação, RevPAR, canais de reserva e previsões futuras.” O detalhado sistema de relatórios do Zak simplifica a análise e as previsões.

Outras vantagens do Zak para propriedades turísticas

Para além das funcionalidades já destacadas, o sistema permite integrar serviços externos como self-check-in, respondendo eficazmente às necessidades tanto de pequenas quanto de grandes propriedades.

A nível técnico, é importante mencionar ainda a adoção de protocolos compatíveis com PCI/DSS, atualizações automáticas do sistema e backups agendados para segurança de dados.

Automação e personalização são também aspetos importantes da experiência Zak, mas uma das suas principais forças é o suporte técnico multilíngue, profissional e rápido, garante Zagni. Este serviço excede as expectativas de atendimento ao cliente: “Não é apenas suporte técnico, mas ter uma equipa competente sempre pronta a ajudar. Os nossos consultores não só resolvem questões sobre o uso do software, como também orientam os hoteleiros na gestão geral, se solicitado.”

Custos de ativação e planos de pagamento

“A subscrição é modular, e cada propriedade pode escolher quais os serviços a ativar,” explica Della Santa. “Gostamos de nos considerar um parceiro estratégico, com soluções que crescem juntamente com os negócios dos clientes, adaptando-se às necessidades específicas de cada segmento,” destaca Zagni.

Assim, isso levou, inicialmente, à criação de diferentes soluções comerciais. Além disso, e de forma complementar, foi desenvolvido um programa de fidelidade que, por outro lado, oferece benefícios para clientes antigos e, ainda, acesso antecipado a novas funcionalidades. Finalmente, e como resultado natural dessa evolução, adotou-se também uma estratégia de ‘Value-Based Pricing’, que, por sua vez, adapta o valor às necessidades específicas de cada cliente.

Zak além de Itália e Espanha

A WuBook serve propriedades em vários países e, por isso, dispõe de ferramentas e funcionalidades que interpretam as necessidades de cada mercado local, como:

• Gateway de pagamentos por região (Stripe na Europa, MercadoPago na LATAM, Redsys em Espanha, etc.)
  
• Conformidade com regulamentações fiscais locais (STN Itália, INE Espanha, GDPR Europa)
  
• Conformidade com leis de privacidade (GDPR, CCPA, LGPD), adaptada às normas de cada país
  
• Modelos de faturação diversificados por país
  

Cada região tem ainda OTAs mais relevantes: HRS na Alemanha, Agoda na Ásia, Casas Rurales em Espanha, entre outros. Ter uma ampla gama de conexões no Channel Manager é, portanto, essencial.

“A nossa abordagem geolocalizada,” resume Zagni, “mantém uma perspetiva tecnológica global com especialização local.” Isto significa que cada propriedade acede a funcionalidades genéricas necessárias, mas também a uma configuração personalizada no idioma do seu mercado, com adaptações específicas ao país e às normas locais.

Em desenvolvimento

Num mercado dinâmico como o do turismo, o PMS deve evoluir constantemente. “Estamos a testar um novo módulo dedicado a alojamentos de férias,” revela Della Santa, “com funções específicas para este segmento, como acesso dedicado a proprietários, visualização de estatísticas e possibilidade de emitir documentos relacionados com a recente diretiva DAC7.”

“Entre as novas funcionalidades em estudo,” acrescenta Zagni, “estamos a melhorar as automações, especialmente para check-in online e comunicação com hóspedes.” Perspetivas excelentes para um PMS ainda mais completo e eficiente.

5 boas razões para escolher o Zak

Antes de terminar, perguntámos a Alberto Zagni e Arianna Della Santa quais acreditam ser as razões para uma propriedade escolher o Zak em vez de outros PMS do mercado:

1. Facilidade de uso: enquanto outros softwares exigem semanas de formação, com o Zak é possível começar a trabalhar desde o primeiro dia.
   
2. Integração completa: “Não vendemos apenas um PMS, mas um ecossistema integrado: PMS, Channel Manager, Booking Engine, Yield Management, tudo comunica perfeitamente sem necessidade de outros fornecedores.”
   
3. Flexibilidade comercial: sistema que cresce com o negócio do cliente.
   
4. Suporte local no idioma do cliente: atendimento rápido, em máximo duas horas, com equipa competente e disponível.
   
5. Preços justos e sem obrigações contratuais: trabalhadores sazonais, por exemplo, pagam apenas pelos meses em que utilizam o sistema.
   

Este conjunto de vantagens confirma que o Zak é realmente o PMS perfeito para hotéis, cadeias hoteleiras, B&Bs, alojamentos de férias e propriedades turísticas em geral.