Caros WuBookers, as reservas em linha são uma grande comodidade, mas podem ter alguns inconvenientes. Como as vendas à distância – de tempo, bem como físicas – há muitas variáveis em jogo: e se o cliente não aparecer? E se o cartão com que reservou o quarto for falso? Ou se ele não tiver disponibilidade suficiente?

É por isso que, entre os métodos de garantia para hoteleiros e gestores de propriedades, existe também a pré-autorização do cartão de crédito: vejamos em pormenor o que é e quando é conveniente utilizá-la.

A pré-autorização do cartão: o que é e como funciona

A pré-autorização, como a própria palavra indica, é uma autorização prévia ao pagamento, que, no entanto, não coincide necessariamente com o pagamento propriamente dito.

Trata-se, de facto, de um bloco temporário de dinheiro que o hoteleiro solicita antecipadamente, como garantia da reserva. O montante da pré-autorização não é transferido da conta do cliente para o hotel (não há, portanto, qualquer movimento bancário), mas apenas “congelado” para garantir a sua disponibilidade antes da confirmação da estadia.

Por outras palavras, é uma forma de proteção que os estabelecimentos de alojamento podem exigir, especialmente para reservas online, para verificar a validade dos dados do cartão e garantir que o hóspede está financeiramente coberto.

A pré-autorização tem normalmente um prazo de alguns dias e, por este motivo, é solicitada no máximo 7 a 15 dias antes da data de vencimento do pagamento. Um pagamento demasiado antecipado pode entrar em conflito com a política de cancelamento ou levar a que seja solicitada uma nova pré-autorização ao hóspede. A este respeito, se o pedido de pré-autorização falhar, é possível pedir outro cartão ao hóspede.

Mas quanto e como descartá-lo? Não existe uma regra fixa e cada hoteleiro pode reter um montante diferente à sua discrição. Por exemplo, pode ser igual ao custo da primeira noite, ou ao da taxa de cancelamento, ou mesmo um montante mais elevado para cobrir eventuais danos.

Como já dissemos, a pré-autorização em si não é uma taxa, mas pode transformar-se numa taxa, dependendo da situação.

Cenários possíveis: libertação ou pagamento

Suponhamos o caso de um cliente que reservou um quarto online com cancelamento gratuito no prazo de 20 dias após o check-in e que recebeu corretamente o pedido de pré-autorização do hotel. Nesta altura, há três cenários possíveis

• Ohóspede confirma a reserva e fica no hotel. Nessa altura, o hotel pode cobrar o montante pré-autorizado, que se transformará num pagamento efetivo (por um montante igual ou inferior, nunca superior) e o hóspede só terá de liquidar qualquer diferença na fatura total. Neste caso, a pré-autorização funciona como um adiantamento;
• o hóspede cancela a reserva dentro do período de penalização. A pré-autorização é libertada: o montante fica novamente disponível na conta num prazo que depende do banco emissor, do operador do circuito e do método de estorno;
• o hóspede não comparece (no show) ou cancela após o prazo: se a política de cancelamento assim o previr, o montante pré-autorizado pode ser cobrado.

As vantagens da pré-autorização para os hotéis e para os hóspedes

Este modo de garantia apresenta inúmeras vantagens, tanto para o hoteleiro como para o cliente.

O hoteleiro, como já referimos, pode reduzir o risco de fraude ao verificar previamente a validade do cartão e a sua capacidade. A pré-autorização permite também ao hoteleiro proteger-se, pelo menos parcialmente, mesmo que a reserva não seja efectuada a tempo ou que o cliente não compareça.

Do ponto de vista do viajante, por outro lado, a pré-autorização não implica qualquer obrigação de pagamento antecipado, mas pode ser facilmente convertida num depósito ou, vice-versa, libertada na totalidade. Por último, é importante recordar que os dados sensíveis relativos aos pagamentos não são partilhados, mas sim anonimizados graças à tokenização automática.

Como gerir eficazmente as autorizações prévias

Como deve ter adivinhado, a pré-autorização requer uma gestão precisa e exacta de cada caso e de cada cliente. De facto, é importante saber quando é solicitada (lembre-se que tem uma duração limitada) e até quando pode ser cobrada antes de ser automaticamente libertada.

Face a diferentes planos tarifários e a um grande número de reservas em linha, é fácil que algo passe despercebido. Para evitar que isso aconteça, é essencial ter um PMS de hotel que gere as pré-autorizações por si.

Zak, o software de gestão hoteleira da WuBook, oferece-lhe a possibilidade de gerir todo o processo. Graças ao nosso software, pode

• definir regras personalizadas para a pré-autorização (montante em números ou percentagem, número máximo de dias para a pedir antes do check-in);
• enviar o pedido aocliente para que este introduza os dados do seu cartão na página dedicada ao hóspede
• registar o cartão e verificá-lo;
• levantar o montante pré-autorizado, na totalidade ou em parte, com apenas alguns cliques;
• registar o pagamento e gerir a contabilidade.

Pode também decidir se este é o único método de garantia ou configurar várias alternativas para oferecer aos seus hóspedes.

A pré-autorização é um sistema generalizado e eficaz, se for gerido com as ferramentas certas: o Zak é uma delas.